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ＤＸ化は企業任せにしても進みません。政府のＤＸ化を後押しする仕組みを促してます。

なかでも２０２４年１月から新たなルールが本格的にスタートした「電子帳簿保存法（略して電帳法）」は、経理のＤＸ化として注目されました。

「電子帳簿保存法」は、その名の通り、帳簿の保存の仕方に関わるルールを定めてます。その保存制度は、①電子帳簿等保存制度、②スキャナ保存制度、③電子取引に係る電子データの保存制度の３種類の制度に分けられます。

電子帳簿等保存制度：電子的に作成した帳簿や国税関係書類等を一定の要件下で電子データとして保存できる制度（一般的な会計ソフトがあれば帳簿や書類の電子化は可能）。
スキャナー保存制度：取引相手から受領、あるいは自社で作成した請求書や領収書などの国税関係書類をスキャンして電子化することで、紙の書類を破棄することができるという制度。
電子取引に係る電子データの保存制度：請求書や領収書などの国税関係書類が受領、送付の時点でＰＤＦやメールなどの電子データである場合、紙ではなく電子データのまま保存することを義務付ける制度。

この制度、文章だとイメージしずらいのですが、要は取引先から受領する書類（例えば請求書）が、紙であれば、電子化してもいいし、紙のまま保存してもいいです。いっぽう、取引先から電子データで受領した場合は、印刷するのではなく、電子データのまま保存してください。というのが骨子です。

「電子帳簿保存法」という言葉だけ聞くと、紙の帳簿は、全てＮＧと誤解されがちですが、そうではありません。下記のイメージでは、いちばん下の方法（電子データを紙で印刷して保存する）がＮＧということになります。

何故、電子データを印刷してファイリングするのが、ＮＧなのでしょうか！？

電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データの保存にあたって、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たさなければならないと規定しています。

もし、取引先からＰＤＦなどの電子として受領したデータを印刷すると、その過程でデータを改ざんする可能性があります。これは電子帳簿保存法の定める「真実性の確保」の要件を満たしてないと判断されます。

そのため、電子データを印刷して保存することをＮＧにしてます。

もしかしたら、ＮＧ部分だけに着目すると「電子データを印刷しないで済む」ので、業務全体が効率化されると思うかもしれません。

でも、実態は逆です。

会社は複数の取引先と契約してます。ですので、取引先から受領するデータは、取引先によって「紙」もあれば「電子」もあるのが普通です。

経理担当者は税務調査時に必要な書類をすぐに提示できるよう、これまで多くの企業は紙でファイリグをしてました。これは「可視性の確保」を満たすためです。

電子帳簿保存法でも「可視性の確保」を満たす必要があります。しかし、取引先から電子で来たデータを紙で印刷してファイリングすることがＮＧとなったので、これまで紙でファイリングしていたものを電子化する必要が生じました。

そのため、紙のデータをスキャナーで電子化し、保存するという新たな事務処理が必要になりました。

電子帳簿保存法に於いて、スキャナ保存への対応は任意です。紙で受け取った書類をデータ化して保存するか、紙のまま保存するかは事業者側で自由に選択できます。ただし、電子データで保存するのであれば「スキャナ保存」の要件を満たさなければいけません。

「可視性を確保」するためには、単に電子化すればいいわけではありません。電子帳簿保存法では、保存する電子データのファイル名に規則性を持たせることが定められています。具体的には下記の３つの要件が設けられています。これを「検索機能の確保」と呼びます。

ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含めると、検索条件を満たせるようになりますので、紙データを電子化する際はファイル名を検索可能なよう変更する必要があります。

ＤＸ化を推進するために、新たな事務処理が必要になるというのは変だと思うでしょう。

でも、実態は多くの企業がＤＸ化により事務の手間が増加するという異常さです。

本当にＤＸ化を進めるには、取引全体が電子化されている必要があります。最後の保存だけが電子化してもそれはＤＸ化とは呼べません。しかし、取引全体をＤＸ化するには、調整が必要で時間がかかります。

新たなルールでスタートした「電子帳簿保存法」が、今後のＤＸ化を後押しするための起爆剤を果たすのか？単に事務工数を増やす結果で終わるのかの結論は出てません。

このルールは非常に頭のいい人が考えたことは分かります。

でも、開始から一年が経過したいまも、期待より不安を感じる制度です。