会議はあまり好きじゃなく、少人数での打ち合わせで意思決定しながら仕事進めていくのが私のマネジメントスタイルです。そんな私でも定例ミーティングも大事だとは考えています。今日は効果的な定例会議の進め方について考えます。
仕事のリズムを作る
定例会議の目的の一つに「仕事のリズムを作る」があります。多くのビジネスパーソンは1週間を一つのサイクルと認識しながら生活しています。そのサイクルに合わせてチームのサイクルを回していくのが自然です。定例会議を通してチーム全体のPDCAを回します。計画との乖離が少ない時にいかに早く活動を修正できるかが重要です。1週間は程よい期間だと考えます。
定例会議はいつ開催するのが適切か?
リズムを作る上で考えなくてはいけないのは、開催曜日や時間帯です。マネジメント経験が浅い時は、月曜日の朝イチに定例会議を設定していました。しかし、これは非生産的でした。月曜日の朝イチから会議を入れてしまうと、仕事のリズムを作るのが難しい。ただでさえ日曜日からの切り替えで気分が重いのに、定例会議を開いたら余計精神的にもブレーキをかけてしまうことになります。
週の中頃、水曜日の開催もお勧めしません。やっと調子が上がってきた所なのに、定例会議を開催してしまうと勢いを削ぐことに繋がります。
お勧めは金曜日の午後イチです。1週間の仕事も落ち着き、個人の疲労もピークに達する時間帯です。ここに定例会議を設定することで1週間の振り返りに繋げやすいですし、修正点があれば速やかに意思決定することも出来ます。そうすることで、月曜日から迷いなくメンバーは仕事に迎えます。私はメンバーに、定例会議後は来週の準備だけして、無駄な残業しないようにともメッセージしています。週末はしっかり休んで英気を養うのも大切です。
定例会議の生産性を高めるために
事前にメンバーから議題を募っておくことです。teams等のビジネスチャットを使って課題を共有認識しておけば、定例会議では意思決定に集中出来ます。共有事項もチャットやメールで共有しますが、周知徹底すべきことは定例会議の中でも再度アナウンスはします。忘れてしまう時もありますから。繰り返し伝えることも大切です。その際に、共有の背景についても端的に伝えます。理由や背景を知っているのと知らないのでは、理解度は異なりますから。
メンバーも観察する
定例会議の目的は意思決定や進捗確認だけではありません。メンバーを観察することも重要な目的です。私はコンサルタントとしてプレイヤーとしての活動もあります。また、リモートワークもあるので一週間顔を合わさないメンバーもいます。そんな週でも、定例会議を開催することで顔を合わせることが出来ます。この時間は貴重でメンバーの表情や反応を観察するだけでも、実に多くの情報を獲得することが可能です。マネジメントを行う上では必要不可欠な情報でもあります。
