2025年、明けてもう随分経ちました！もう一月終わるという事実に、タイトル画像で虚無感を表現してみました。真っ白だぜ、ジョー。
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こちらもどうぞ、よろしくお願いします(っ´ω`c)
sizu.me
はじめに
さて、この記事を書いた発端は、maruさんのこの投稿からでした。（mixi2です）
mixi.social
最近の若手の方はさておき、新人の頃に議事録を書かされた経験…みなさんもありませんか？
私も漏れなくそちら側で、一年間議事録ばっかり書いていた時期もありました。まぁ今となっては良い経験ですが、それは横においておいて。
この議事録作成タスク、体験された方のほとんどが感じてると思うんですよ。
コスト（時間）取られる！
あげくにmaruさんが言われてる通り、スケーラビリティがない！
例えば一人できるようになったら横展開で組織みんながどんどん出来るかというと、皆無ですよね。属人的、スキルアップ。
ということで、時代の変化が激しすぎる＆技術進化が光のごとく早いこの時代において、X時間かけて議事録を書くなんていうこと、特にIT技術者が時間を取られることは、個人的に超反対です。
ただし、そもそも「何故若手時代に議事録作成をさせるのか？」という、そもそもの目的を考えたときに、議事録でなくても文書を考える、書くということはエンジニアであっても重要であると考えています。
というポエムを、つらつら書いていきます。
そもそも「議事録」とは何なのか
みんな大好きChatGPTに聞くと素敵な答えが出てきますが、私が議事録が「絶対必要」であるのは、特にこの2点があるからだと思っています。
①証拠の残存
例えばある日、「来月からリモートワークやめます」なんて社長さんが言われたら、みなさん「はぁぁああああ？？？！」ってなりません？
議事録の大事な理由として、どうゆう議論がされた上でこの決定になったのか、という経緯と決定事項を証明、会議に参加されていない方にも伝えるという点が目的だと考えています。
私的には「経緯」を知るという意味では議事録を非常に重宝しています。結果だけ聞くと納得いかないことがほとんどですが、議事録を読むと「あぁなるほど、そんな経緯・背景があったのか…」と、その決定に対し納得することにもなりますし。
納得できない場合は、議論する際に相手に「議事録読みましたけど、その理由だけじゃ納得できないですよ」等、会議に参加していない人であっても議論をする場に参加することが容易になります。
議事録読んでいなければ、相手は同じ説明を何度もすることになるので、「もう何度も説明するの面倒…」と、場合によっては話すらしてくれない場合もあるかもしれないですね。
例に上げたリモートワーク廃止は、例えば「リモートワークにしてから、新しい事業、アイディアが出てくるスピードが遅くなった。もっと社員間で議論がされ、アイディアが生まれるようにしたい。だからリモートワーク廃止。」という議事録があった場合。
事業部や企画部門は、納得できるかもしれせん。経理や財務部門、システム部門は、納得できないかもしれないですね。いやいやそれ納得できないですよ、と反旗を振りかざす、という行動に移せるかもしれない。
他には、現在進行中のプロジェクトの凍結、組織や人事ルールの変更等、会社で働く上で大きな影響を及ぼす決定においては、議事録は有用であることが多いのではないでしょうか。
②責任の明確化
いわゆる「言った、言ってない論」を防ぐためです。
略式でも構わないのですが、やはりこれについては議事録がまだまだ強いと思います。
特にBtoB等の事業をされており、請負契約等で責任を負う場合は議事録は必須です。なにせ、裁判になったときに重要な証拠文書として提出しますからね。
録画でももちろん代替可能ではあるのですが、1時間の録画を後から聞き返すのって結構手間で、要点がまとまった議事録の方が確認が容易です。
ちなみにBtoBで議事録送るときは、メールでね。
でもここまで書きましたが、途中にも書いた「録画」「録音」や、AIの議事録や要約でも事足りるor済みますよね。
では議事録作成は無駄なのか？というと、もう少し掘り下げて…議事録という文書を書く目的は、そもそも何だったんでしょうか？
「文書を考えて書く」ということ
結論から書きますが、「議事録である必要はないが、簡潔かつ要点がまとまっている文書を考えられる、書けるということは必要である」と思っています。
何故文書を書く必要があるのか？というと、結論は以下の通りです。
まず文書とは、この場では以下を指すとします。
- 提案書
- 企画書
- 報告書
この3つはいずれも、経営層に近づけば近づくほど、必要となってきます。
そして企業規模に応じて、この資料を読むまでに多くの階層の役職者、人が増えてくるわけです。
共通して、簡潔さ・要点の明確さ が必須となります。
ダラダラ書かれた文章、何が言いたいのか分からない文章…分どころか秒単位で仕事する経営陣が、読んでくれると思いますか？
多くの人が読むわけです、人によって違う認識がされやすい文書を読んで、役員間で認識齟齬が多発したら、賛成と反対派が乱立し…実現できることも出来なくなってしまう恐れがありますよね？
そのため、簡潔かつ要点まとめをする文章力というのは、読み手に共通認識を持ってもらうという点で、あらゆる社会人において必須のスキルとなります。
議事録作成は、そのまま発言を一文字一句書き起こす（いわゆるトランクスクリプト的な）が目的ではありません。
会議に参加した人の発言を簡潔化し、発言内容の要点をまとめる。それが議事録作成で必要なスキルです。
そのため、議事録作成を若手時代にすることで、簡素化、要点まとめのスキルを磨き上げていた。が、今までだったのでしょう。
でも今は、そんなのAIがやってくれますし。
そもそものmaruさんの発言にもあるのですが、時間をかけるコストに対しスケーラビリティが見合わない。
これらの内容から、簡潔かつ要点の明確化をすることを目的とした、文書作成能力を鍛えるために議事録作成をするというのは、時間コストに対し見合わない。
ではないかなぁ、というのが個人的な結論です。
簡潔かつ要点の明確化をするのであれば、例えば以下のような文書の方が、エンジニアにとっては時間コストに対し効果が見合うと思うんですよね。
それも、できれば一人でなく複数人で取り組むことで、スケーラビリティが生まれるんじゃないかなぁ、と思うんです。
- 報告書やポストモーテム作成
- 個人的に、過去作成したポストモーテムの見直しをする際、内容だけでなく記載された文章をわかりやすくする、等でこのスキルは磨かれると思います。これ、別の効果もあると思うんですよね、やり忘れタスク見つけたりとか、これ原因違うんじゃない？とかとか。
- 開発標準等の標準化ルールの作成
- リリース標準化とかでも。ルールは多くの人が読む文章なので、わかり易くないと間違える人＆問い合わせが増えて、気づけばToilになってしまうので、簡潔かつ明確な文書である必要があります
- GithubのREADMEの整備
- これなんのソースのリポジトリなの…なんで別プロジェクトのソース混ざってるの…なんていうことが何も書いてない、なにがかいてあるんだこのREADME、ありませんか
これらをAIも駆使しつつ、短い時間で早くスキルアップしていくほうが、コスト対効果が見合うのでは、と思っています。
デイリースクラムに組み込んでみる、なんていうのもありかもしれないですね。
ただ、役員レベルに提出する報告書や提案書、企画書を書くということは、どこかでやるべきだとは思います。
例えばあなたがSREだった場合。SREとして目指す姿が、ビジネスにコミットした定量的な事業目標に関する指標を可視化し、それを実現するための信頼性向上を行うのがSREであるならば。
端的に言うと、経営にコミットするエンジニアでありたいのなら。経営陣に可視化した数値の報告、するんですよね？
じゃあ経営層に報告書を出してみましょう。メモレベルじゃ、だめですよね。さぁ、書けますか？
いずれあなたがCTOになった場合、CTOレベルは当然このスキルが求められるはずです。
文書の形式はこだわらないかもしれません。ですが、簡潔さ、要点がなにかを経営会議で求めらます。
備考：AIに全任せはやめたほうが良い
AI任せすぎも、気をつけてくださいね。
資料や文章はAIが書いてくれると思いますが、経営層に対し報告する際の説明能力、質疑応答の際も、同じように簡潔・要点が明確な発言が求められます。
文書で書けないことを、口頭で説明できます？？
ということで、参考＆アドバイザーとしてAIは必要ですが、全任せはやめたほうが良いよね。が、個人的な意見でした。
まとめ
ということで、まとめ。
- 議事録作成というのは、コスト対効果が悪いので、率先してすべきではない
- ただし「簡潔さ」「要点が明確」な文章能力を身につけることは大事
- 議事録じゃなく他にも作成する文書はあるので、まずは身近なところからやってみよう
- AIはどんどん使うべきだけど、任せすぎはほどほどにね
技術ブログを書くというのも、ありかもですよ。ちなみにこの記事、AIには一切助けてもらってないので…ほら、分かりづらいのなんの。
私も最近、AIに頼り過ぎてダメダメです。とほほ。
