こんにちは！株式会社ベースマキナで代表を務めておりますtimakinです！
今回の記事では、以前当ブログでも告知した通りTSKaigi Kansai 2024にブース出展した経験を踏まえて、今後ブース出展をされる皆様への一助になればと思い準備や当日の手引きをまとめます。
なお、FindyさんのDevRelのまっきーさんが書いてくださった以下の記事も非常に参考になるので、是非ご覧ください。
はじめに
技術カンファレンスのスポンサーでブース出展が決まった方、おめでとうございます！
ブースで当日参加者の方にお会いするのが楽しみだと思いますが、現実問題たくさんの準備が必要です。
まずは出展の目的整理から始めましょう。
出展の目的整理
ブース出展をする目的は皆様異なると思いますが、概ね以下のどちらかあるいは両方を目的にしたブランディングだと思います。
- 採用広報
- 営業広報
極端にどちらか一方だけということは無いと思いますが、どちらの目的に重きを置くか決めておくことは大切です。
目的が曖昧なままでも実施はできますが、ビラやロールアップバナーに記載される宣伝用のURLやメッセージの内容を考えるときに詰まってしまう恐れがあります。
6:4くらいの微妙なバランスでも、何に比重に置くかはメンバーと一緒に決めておきましょう。
運営メンバー
できれば準備に3名、当日は4名いるとベストです。
準備の役割分担
- 方針ぎめ・スケジュール管理
- デザインコンテンツ制作
- 発注等の作業
で、それぞれPdM、デザイナー、総務のご担当者がいると良いです。
ただ、技術カンファレンスの場合はエンジニアの方のアイデアを活かしたコンテンツがあるのが望ましいので、当然エンジニアの方による協力が必要となります。
当日の役割分担
- 設営
- 参加者の方との交流
の2種類があり、大体
- 設営は2名
- 参加者の方との交流をする当日メンバーは4名
くらいがベストです。 設営は究極1名でもOKですが、背が高い展示物があるときやテーブルクロスを引くときにバランスをとるのが難しくて手間取ります。
参加者の方と交流するメンバーが4名いると嬉しいのは、
- カンファレンス特有のスタンプラリー等の対応
- アンケートの実施
- プロダクトのデモや名刺交換
- ほか、楽しい世間話
などの作業を余力をもって対応するためです。
3名でもそこそこ対応できますが、誰かが登壇で出払っているときついので4名がベストです。
出展準備
ここまでは準備以前の前提情報のまとめでしたが、ここからは出展準備の内容をまとめます。
スケジュール確認
なにはともあれ、まずはスケジュールを確認しましょう。
開催日の前に当日の配布物を郵送したり、その内容を手前のタイミングで運営の方にお伝えする作業が発生します。
ある程度ガントチャートを引いて時系列で管理しないと、締め切りが五月雨に発生して混乱してしまいますので、注意が必要です。
冒頭のファインディさまの記事にもございますが、欲を言えば2か月前から準備はしたいです。今回はそれよりちょっとタイトだったので、若干うめき声を上げながら作業してなんとか間に合いました。
宿泊施設・交通手段の手配
意外と忘れがちなのが、宿泊施設と交通手段の手配です。
オフィスの近くで開催される場合は不要かもしれませんが、地方開催や関東・関西を行き来するケースだと早め（少なくとも1か月前に）手配しておくことをおすすめします。
今回のTSKaigi Kansai 2024は京都のみやこメッセで開催されましたが、秋の京都の宿泊施設はあっさり埋まり、価格が高騰します。これ自体は想像に難くないと思いますが、実際直前に価格を見てみると海外旅行かと思う値の上がり方をしていました。
キックオフMTGの実施
やっていくぞ！という気合を入れ、用意が必要なものやノベルティの内容などを仮ぎめするキックオフMTGを実施しましょう。
めっちゃ大事です。特にノベルティをこの段階で決めておくのをおすすめします。
アジェンダの例は以下のとおりで、所要時間30分くらいでしょう。
- スポンサーブース出展の目的の確認
- 用意しなきゃいけないものの確認と、備品・制作物以外の役割分担ぎめ
- ノベルティ仮決め
- ブースコンテンツ仮決め
ノベルティの決め方
私達は参加者の方視点で以下のような基準でノベルティを選定しました。
- たくさんあっても困らないもの
- 帰宅して見直せるもの
- かさばらないもの
また上記の視点に比べると重要度は下がりますが、出展側の視点で「在庫になっても困らない」という基準も重要です。
上記を踏まえて今回は「マイクロファイバークロス（メガネ拭き）」とステッカーとなりました。
クロスなんてなんぼあってもええですからね。
制作物・備品の整理
ブースに向けて細々としたもの、大きいもの問わず、様々な制作物・備品の準備が必要です。
弊社は今回が初出展でしたが、他の会社様が錚々たるお名前だったため、見劣りしないように必要なものは揃えました。
デザイン制作物
デザインを制作して作成したものは以下のとおりです。
- ロールアップバナー
- テーブルクロス
- ノベルティ
- A4ビラ
- LPでの採用告知用画像
- A1パネル
- 名刺
- 名札
- 企業ブース用の服
- スライドテンプレート（スポンサーセッションがある場合）
付け加えるなら、A2パネルで機能解説などの技術的コンテンツを用意しておくと、もっと面白かったかもと反省しております。
備品購入
Amazonやモノタロウ、楽天などで購入できるものはそちらで購入しましょう。
具体的には以下のとおりです。
イーゼルは自立して軽すぎなければOKです。
テーブルクロスおさえと名札用ネックストラップは想像以上のコスパでした。
また、可能であれば名札用ネックストラップに、名札と合わせてNFCカードを入れましょう。
例えばXのリンクをカードに設定しておけば、お名刺を持ち合わせていらっしゃらない方とでも、SNSで相互フォローになれますので。
またこれは自分たちの反省点でもあるのですが、デモ用モバイルディスプレイはできればタッチパネル式のもの、持ち運び可能なもののほうがよいでしょう。
据え置きのディスプレイと立ちながらスライドなどを見せられるiPadなどがあると嬉しいですね。
デザイン作業
先ほど「デザイン制作物」にまとめたものを作成します。なお、これらのほとんどはAdobe Illustratorで作成します。
Figmaでいけるのは画像をpngで提出する告知用画像くらいで、業者発注が必要なものはすべてイラレでの制作が前提です。
なぜなら、カラー設定や印刷時の余白があらかじめ設けてあるテンプレートが大体イラレのaiファイルで配布されているからです。
加えて注意点として、カラー設定はsRGBではなくCMYKが前提となるので、コーポレートカラーの色味が想定とズレてしまわないように、場合によっては微調整しなければなりません。
また、印刷前には文字のアウトライン化や画像の埋め込み作業が必要です。アウトライン化は1回適用すると戻せないので、清書済みのファイルと発注用ファイルを分けておくことをおすすめします。
コンテンツ発注
デザイン制作物は発注が必要です。 今回は制作物を以下のような業者様に発注しました。
基本的にラクスルさまで色々まかなえるのですが、一部納期が短いものや費用、ロット数の制限が気になるものは別の業者様を選んでいます。
ユニクロさまで服が発注できたのはかなり体験がよかったです。品質に信頼がありますからね。
ですが、freeeさんのようにオリジナルデザインで手の込んだものを作りたい場合は別の業者様のほうがいいかもしれません。
他にオススメの業者様
今回ご依頼できなかったですが、以下の業者様もオススメです。
- 秋葉原製作所
- プリントパック
- パネルの印刷時にsRGBでの印刷を受け入れてくださいます。
- 写真が中心になるようなパネルは色味が大事なので、お願いするのをおすすめします。
- 株式会社羽車
- 紙製品の中でも箱や封筒、名刺などの厚めの用紙と印刷を扱っています。
- 時間があればここで名刺を作りたかった
- 表参道に店舗がございますので、ぜひサンプルを見に行ってください！
- 紙製品の中でも箱や封筒、名刺などの厚めの用紙と印刷を扱っています。
発送作業
前日などの指定日に到着日を指定して、備品や制作物の発送を行います。
ヤマト運輸さまでの発送はネット上から指定できますが、佐川急便さまでの発送はお電話での対応が必要なのと、厳密な時間指定が難しいものもあるので注意しましょう。
ブログやSNSでの宣伝
ブログやSNSで事前に告知して、当日お越し頂けるように促しましょう。
今回私達も、以下のブログ記事で告知してSNSでも何度か登壇予定をシェアしました。
予習打ち合わせ
数日前や前日に、当日ブースにお越しいただいた方への対応の流れやスケジュールを運営チームで確認しましょう。
何も想定がないと緊張で堅くなってしまうので、話しはじめと締め方だけでも認識合わせをしておきましょう。
当日
設営
朝来たらブースの設営を行います。大体20分くらいで完了します。
段ボールから梱包物を開けたり、レイアウト調整をするのを加味すると30分あれば安心です。
このとき、カッターを持ってくると楽に済みます。（※今回は隣のブースにいらっしゃったナレッジワークさまにカッターをお借りしました。誠にありがとうございました！）
なお、返送用に段ボールをとっておけるものはそのまま控室などに置いておくと良いでしょう。
参加者の方との交流
事前の打ち合わせ通りに参加者の方との交流を行います。
一部のノベルティグッズや、当日の会場でのスタンプラリーのシールなどからお渡しすると、会話のきっかけが生まれやすいです。
じっとこちらを見てくださっている方がいたら、あまり受け身にならずせっかく来てくださったお礼を言いつつ積極的にお話ししましょう。
なお、セッションの聴講に向かう途中で会話してくださった方には、長時間お話しすることで聴講に差し障りがあるとご迷惑なので、タイミングを見計らって移動を促してさしあげるとよいでしょう。
ブースではダラッとした姿勢で座ったりはせずに、せめて崩れてしまったレイアウトを直したりしておきましょう。
撤収
撤収作業はスピーディかつあまり音を立てないように行いましょう。
最初の設営よりも実はこちらのほうが時間がかかります。
返送用の段ボールにものを詰め、次に使えるノベルティなどは丁寧に包みましょう。
なお、今回は私が初ブースで経験が浅く、返送用段ボールを手配するのを忘れてしまいました。
翌朝ヤマト運輸さまの営業所に直接持ち込んだのですが、ロールアップバナーが重すぎて死ぬかと思いました。絶対に段ボールは手配しましょう。
まとめ
以上がブース出展の準備や当日の手引きでした。
カンファレンスの準備についてインターネット上でブログ記事などを探してみたのですが、網羅性の高い情報が意外と多くなかったため、自分たちの振り返りも兼ねつつ、今後ブース出展をされる方の一助になればと思いまとめてみました。
また、当日お越しいただいた方、アンケートにご協力いただいた方、TSKaigi Kansai 2024の運営の皆様、そして素晴らしい発表をされたスピーカーの皆様、本当にありがとうございました！
弊社一同、参加者のみなさまや、すでに弊社サービスをご利用いただいているお客様など、様々な方にお会いできて嬉しかったです。ぜひほかのカンファレンスでもお会いしましょう！
おまけ
宣伝です！ベースマキナでは積極的にエンジニアの方を募集しております。
当日ブースでお話しできなかった方も、オンラインでお話しさせていただけますので、ぜひご連絡ください！
私の個人のXが一番早く返信できると思います。よろしくお願いいたします。
また、管理画面の作成に困っているよという方もぜひ以下のサービスのお問い合わせフォームからご連絡ください。
トライアル環境や料金プラン等、詳細なご説明をすぐにご連絡いたします。
そもそもサービス利用だけでは解決しないくらい複雑な業務や古い管理画面がある。。。ということであれば、仕様を紐解いたりするところから伴走いたしますので、ぜひそちらもご相談ください。
