はじめに
こんにちは。食べログ開発本部ウェブ開発2部でWEBエンジニアをしている向島です。
私は普段、要件や仕様決め、スケジュール調整など、一緒に開発を進める企画やデザイナーと日々連携をとりながら開発を進めています。
プロダクト開発を遅延や品質の低下なく順調に進行させるためにも、他職種とのコミュニケーションは非常に大切な要素のひとつですが、これまでの開発経験の中でコミュニケーション面において課題を感じることもありました。
今回は、日々の開発を通じて私自身が感じていたコミュニケーション上の課題と、それに対してプロジェクト全体で取り組み、効果を感じたものを紹介したいと思います。
この記事を通して、プロダクト開発におけるコミュニケーション面の大切さが少しでも読んでくださった方々に伝わると幸いです。
これまでの開発経験の中で感じていた課題
要件や仕様の決定に時間がかかる
プロダクト開発において、開発に関わるメンバー間で多くのコミュニケーションを取る必要があるのは、要件や仕様の調整です。
要件や仕様の調整においては密に連携を取る必要がありますが、カカクコムでは在宅で勤務している人も多いため、基本的にやり取りはチャットを通じて行われます。
もちろん、チャット上でも各職種間でスムーズに連携して迅速に決定まで進められるのが理想ですが、実際には文章から相手の意図を正しく理解するのに時間がかかったり自分の伝えたいことが十分に伝わっていなかったりすることがあります。
こういった状況が繰り返し起きると、やり取りに時間がかかってしまいそれだけで多くの手間と時間を取られてしまいます。
そのため、オンラインミーティングで直接会話したほうが早いと判断することもありますが、関係者の予定がなかなか合わずに待ちの時間が発生してしまうことも少なくありません。
また、要件定義は企画が主体となって決めることが多いため、要件や仕様の決定を企画側に委ねるということも起きがちです。
しかし、決定を企画に委ねるとエンジニアは企画からの指示を待つ間に開発を進められず、結果として貴重な時間を失ってしまうリスクもあります。
このように、円滑なコミュニケーションが取れないことで要件や仕様の決定に時間がかかること を1つの課題と感じていました。
チャット中心のやり取りによる心理的不安
また、チャットが主なコミュニケーション手段であることによる心理的な負担 も、課題の1つとして感じていました。
チャットは、便利で迅速に情報共有できるなど多くの利点がありますが、一方で心理的な負担が生じることも少なくありません。
特に、対面でのコミュニケーションと異なり、相手の表情や声のトーンが伝わらないため、メッセージの受け取り方に不安を感じることも多くあります。
このような心理的な負担は、日常的にチャットを使用する中でしばしば課題として浮上してきます。
たとえば、メッセージを送信したあと相手からの反応がすぐに返ってこない場合、そのメッセージが相手に届いているのか、そもそも気づいてもらえているのかといった不安が募り、リマインドのメッセージを送るべきかどうかで悩むことが頻繁にあります。
リマインドを送ることで、相手にプレッシャーを与えてしまうのではないかと心配になったり、逆に送らないことで自分のメッセージがスルーされてしまわないかと不安になったりします。
こうした小さなストレスが日々蓄積されることで、場合によっては全体の雰囲気が悪化し、結果として開発の進行に影響を及ぼすこともあります。
このように、チャットを主なコミュニケーション手段とすることは、便利な一方、プロダクト開発の進行を滞らせる原因に繋がる 可能性もあります。
課題解決のために実践したこと
こうした課題を通して、コミュニケーションの質を上げることはプロダクト開発において必須事項であると考えていました。
そんな中で、あるプロジェクトにおいて自分自身や周りが実践していたいくつかの工夫・取り組みがあるので、ご紹介します。
スムーズなコミュニケーションのための前提条件を整える
まず、要件や仕様の決定に時間がかかるという課題に対し、そもそもコミュニケーションをスムーズに進めるための前提を整える必要があると考えました。
前提条件① - 意思決定のルールを明確にする
コミュニケーションをスムーズに進めるためにやったことの1つ目が、誰が何を決める役割を担っているかを予め決めておくこと です。
物事を決める際、誰に決定権があるのか不明確だと、相談先がわからず迷ったり誰かの判断を待つといった状況に陥りやすいです。
特にエンジニアとデザイナーが異なる要望を持つケースは少なくなく、理想とする形がぶつかり合うこともあります。
そうした場面で、あらかじめ「誰が何を決める役割を担っているのか」という共通認識を構築しておくことで、議論の特性によって適切な人に決定を促すことができます。
前提条件② - 個々が自分の意思を持つ
適切な人に決定権を委ねることは重要ですが、全てを相手に丸投げするようなやり方では周りの負担が大きくなってしまいます。
そこで意識したのが、相談する際には自分の意思を持ち、具体的な提案を添えて伝えること です。
たとえば、「〇〇についてはどうしますか？」 と漠然と問いかけるのではなく、「〇〇は△△なので、××とするのが良いと思いますがいかがでしょうか？」 といったように判断を求めるだけでなく自分なりの意見を添えて相談するようにしました。
判断の手助けとなる技術的な情報はエンジニアが持っているため、その情報をもとに提案することで、相手がゼロから考える負担を減らすことができます。
また、このように提案ベースで相談すると相手は「OK」か「NG」の2択で返答しやすくなり、結果として返答のスピードも向上します。
前提条件③ - 開発の目的やゴールを明確に持つ
そして、物事を決めるにあたりそれぞれの判断基準や目指すものにズレが生まれないように、開発の目的についての認識を揃えておく ようにしています。
プロダクト開発においては事前に目的について認識を合わせておくことが一般的だと思いますが、開発を進めるにつれて方向性が微妙にずれていってしまうことも少なくありません。
コミュニケーションの中で誤解が生じたり、意見の対立が発生した場合には、原点に立ち返って改めて目的やゴールを再確認することが重要だと考えています。
目的をしっかりと共有することで、その目的に応じた開発の進め方ができます。
たとえば、ユーザーにとって価値の高い機能を開発することが目標であれば、新しい機能やUIの提案を積極的に行うことが共通認識になります。一方、最低限の機能を早急にリリースすることを目標とした場合、システム的にあったらいいな程度の機能は後回しにする判断ができます。
このように、各々が自らの判断で目的に沿った意思決定をしながら進行できるようになるため、開発の目的やゴールを明確に持つことは常に意識しておくべき基本的な前提条件だと思います。
チャットコミュニケーションの工夫
そして、前提条件を整えた上でチャット中心のやり取りによる心理的不安を減らし開発の滞りを発生させないために、相手に最大限配慮したチャットコミュニケーションを取る ように意識しました。
相手に伝わりやすいチャットの書き方
1. 正しくメンションをつける
関係者全員がいるチャットだと、「とりあえずここに送れば良いだろう」とメンションをつけずにメッセージを送ってしまうことがあります。
もちろん、受け取り手が自分で判断をして返事をくれれば問題ないのですが、メンションがないと「誰が返答すべきメッセージなのか」が曖昧になり、結果的に対応が遅れる原因になりがちです。
実際、私もメンションがついていないメッセージよりも自分宛てでメンションが飛んできたメッセージに対しての方が「自分が対応しなければいけない」という気持ちが無意識に強くなります。
適切にメンション機能を使うことによって現状誰がボールを持っているのかをはっきりとさせ、明確な次のアクションにつなげることができるため、当たり前ではありますが非常に大切なポイントだと考えます。
2. 情報を整理して伝える
また、チャット全体の見え方 も工夫するようにしていました。
チャットだと言葉足らずになりがちで、短すぎるチャットだと足りない情報を頭の中で補足するのが大変だと個人的に感じますが、一方で長々と文章が書いてあるチャットも情報の認識に時間がかかってしまいます。
そこで 「相手が理解しやすいように」 ということを第一に考え、次のような工夫を特に意識していました。
- 適切な文章の長さで改行し、視認性を上げる
- 特に伝えたい重要なポイントを太字で強調する
- 結論を先に書き、理由や補足となる情報は後に記載する
これらは周りの人たちのチャットの書き方からも学んだもので、実際に自分が読みやすいと思ったチャットについては普段から書き方をインプットするようにしています。
急いでいるとこれらを意識できていないチャットを送ってしまうこともまだありますが、なるべく普段から上記のポイントを心がけてチャットを作成することで、以前よりも時間をかけず自然に情報を整理できるようになってきていると感じます。
チャットを読んだら早めに反応する
相手の心理的な不安を消すために特に意識して実践したことが、自分宛ての連絡になるべく速く反応することです。
特に、自分の返事が相手の作業の足止めになるような連絡については、密な連携が必要になる開発では必要な対応だと思います。
すぐに答えが出ず検討が必要な場合にも、リアクション機能を活用し、"読んだ"という事実だけでも早めに伝えるようにしています。
たとえば、以下のチャットでは送られてきた資料の情報量が多いため、即座に結論を出すことが難しく、相手を待たせてしまう可能性がありました。
しかし、チャットをもらってすぐリアクションスタンプで「確認します」という反応を1つしてあげることで、「連絡には気付いていて今確認している最中です」ということを伝えることができます。
何も反応がなくしばらく連絡がないよりも、確認中ということが伝わるだけで相手に安心感を与えることができます。
実践した結果
こうした取り組みを実践したことで、コミュニケーションの障壁となるような事態を未然に防ぎ、開発スピードの向上に繋げられる ようになってきています。
まず、第一にチャットコミュニケーションによるストレスをあまり感じなくなっています。
特に、自分だけではなく関係者全員が相手に配慮したチャットの送り方を心がけていることで、伝達ミスやすれ違いが起きにくくなっており、より安心して案件を進行できるようになりました。
こうした効果については、一緒にプロジェクトを進行しているメンバーからも同様の意見が寄せられています。
また、開発メンバーの目指す方向性が一致することで、全員が納得した答えを素早く出すことができるようになっています。
実際に、プロジェクト内で検討が必要なことが出てきた場合にも、基本的に「その日中に方針を決める」ということができており、やり取りのスピード感が上がってきています。
さらに、プロジェクトの定例会議を実施せずとも常にお互いが進捗を把握できている状態を作れており、会議を開く回数が減った分作業に充てる時間を増やすことができています。
実際にこれらを意識して取り組んだ直近のプロジェクトでは、以前取り組んだ類似のプロジェクトと比べても2/3程度の工数で開発を完了できており、開発スピード向上という効果として現れています。
プロジェクトにおける部署横断の振り返りでも、会議をほとんど実施せずとも素早く開発を進められていたことが成果として挙げられており、 これらの取り組みによって意思決定のスピードが全体的に上がり、プロジェクトの進行スピードが加速していることが、関係部署全体にとってポジティブな影響をもたらしているといえます。
これらから得た学び
これらの実践と経験を通して、「コミュニケーションの質はプロダクト開発の成功につながる」 ことを改めて実感しました。
コミュニケーションはプロジェクトの一要素に過ぎませんが、その質が開発の進めやすさを大きく左右します。
そして、それは1人の努力ではなく、関係者全員の配慮の積み重ねによって向上するものだと考えています。
どれだけ1人のメンバーが優れたコミュニケーション能力を持っていても、チーム全体が同じ方向を向いて協力し合わなければ、効果としては現れにくいです。
全員が互いに配慮し、相手の意見を尊重しながらコミュニケーションを行うことで、チーム全体の雰囲気が良くなり、結果としてプロダクト開発の成功につながると思います。
さらに、迅速な意思決定できることにより開発のスピード向上にも繋がっていくため、コミュニケーションの質を高めることは単なる気持ちの面でのやりやすさにとどまらない効果をもたらします。
実際に、円滑なコミュニケーションによって迷いや手戻りが減ることで、スムーズに判断を下せるようになっています。
こうした積み重ねが最終的にはプロジェクト全体の進行スピードを上げ、より良い成果につながるのではないかと思います。
おわりに
ここまでコミュニケーションに関しての課題や工夫点をお伝えしてきましたが、「こうしたら必ずうまくいく」という正解があるわけではないと思います。
しかし、その中でも大切なのは、常に相手を思いやり状況に応じた工夫を重ねていくこと だと考えます。
エンジニアとしては技術や専門的な知識ももちろん必要ですが、コミュニケーションスキルも大切な1つの要素だと思っています。
今後も試行錯誤を続けながら、より良いコミュニケーションを目指していきたいです。
最後に、食べログでは新たな仲間を募集しております！
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