なぜ、あなたの予定は昼に崩壊するのか？「タイムブロッキング」を成功させる“10分の余白”

「今日こそは計画通りに進めよう」

朝、コーヒーを片手にGoogleカレンダーを開きながら、あなたは意気込んでいます。

しかし、午前の会議が長引き、急ぎのメール対応に追われ、差し込み作業を処理するうちに、予定していたタスクの時間はどんどん削られていき、気づけばスケジュールは崩壊。夜、手帳を見つめながら「タイムブロッキングって意味あるのかな」とため息をつく……。

このように、時間を区切って効率的に動くはずが、むしろ計画倒れのストレスが増えていく経験がある人も多いのではないでしょうか。

タイムブロッキングが「うまくいかない」のには理由があります。

本記事では、その原因を明らかにし、無理なく続けられる実践的なコツを紹介します。

• なぜ、あなたのスケジュールは昼過ぎに崩壊するのか？（3つの挫折パターン）
  • タイムブロッキングとは
  • よくある挫折ポイント
    • タイムブロッキングをしても、タスクが終わらない
    • タスクを詰め込みすぎ、対応できず疲れてしまう
    • 緊急の仕事や予定変更に対応できず、計画が崩れる
• 今日から回る！「修正前提」のタイムブロッキング実践術
  • タスクにかかる時間を把握する
  • 自分の生産性が高い時間を把握する
  • やることを細かく決めずに時間をブロックする
  • 「バッファ時間」を確保する
• よくある質問（FAQ）
  • Q. タイムブロッキングがうまくいかない最大の原因は何ですか？
  • Q. タイムブロッキングを成功させるコツはありますか？
  • Q. Googleカレンダーで実践する際のおすすめの方法は？

なぜ、あなたのスケジュールは昼過ぎに崩壊するのか？（3つの挫折パターン）

タイムブロッキングとは

タイムブロッキングとは、あらかじめ時間を区切って、特定の作業に割り当てる時間管理術のこと。みなさんも、知らず知らずのうちにタイムブロッキングを活用しているでしょう。

タイムブロッキングを活用するメリットについて、ワークマネジメント専門家のJulia Martins氏は、「仕事のブロックをスケジューリングすることで、重要なタスクを確実にこなすことができるだけでなく、休息とセルフケアのための時間を確保でき」ると述べています。*1

STUDY HACKERでも、過去にタイムブロッキングの活用術をまとめています。ぜひ参考にしてみてください。

しかし、メリットばかりのように思えるタイムブロッキングですが、意外と挫折してしまうケースも多いのです。その理由はいったいどこにあるのでしょうか？

よくある挫折ポイント

タイムブロッキングには、大きく3つの挫折ポイントがあります。

タイムブロッキングをしても、タスクが終わらない

「作業時間を割り振って進めても、その時間内にタスクが終わらない」「作業時間を確保したのに、なかなか集中できない」など、せっかくタイムブロッキングを行なってもタスクが進まず、挫折してしまうケースです。

これは、タスクにかかる時間を正確に見積もれるようになること、自分の生産性が高い時間を把握することで改善できます。

タスクを詰め込みすぎ、対応できず疲れてしまう

「朝から晩まで、やるべきタスクを分単位で詰め込んでいて、少しでも予定が狂うと計画倒れしてしまう」「プライベートの時間も、細かくタスクを分けていて、ずれるとイライラしてしまう」など、完璧主義の人が陥りやすいケースです。

生活するうえで、その都度予定が変わることはよくあるもの。それを見越して、上手に余白時間を確保することで、このケースは改善できます。

緊急の仕事や予定変更に対応できず、計画が崩れる

「作業中に割り込みが発生して、タスクを進める時間が取れなくなった」など、予想外の出来事で作業を中断せざるを得ないケースです。

特に仕事をしていると、状況が変わり、それに合わせて優先順位も変わります。そのような場合にも柔軟に対応できるよう、タイムブロッキングの方法を工夫することが大切です。

タイムブロッキングは誰でも簡単に取り入れられる時間管理術ですが、小さな落とし穴にはまってしまい、挫折してしまうこともあるのです。

しかし前述した通り、タイムブロッキングは重要なタスクを前進させるために非常に有効な方法です。

このような落とし穴を避け、今度こそうまく活用するための方法を、次項で紹介します。

今日から回る！「修正前提」のタイムブロッキング実践術

タスクにかかる時間を把握する

タスクにかかる時間を把握しないまま、「きっと1時間で終わるだろう」などと、なんとなく作業時間を決めるのは計画倒れの元。

議事録や日報作成、企画書作成など、よく行なう業務は普段からタイマーで時間を計っておき、メモしておくと役立ちます。

パソコンやスマホのタイマーを使うと習慣化しやすいでしょう。

とはいえ、新しい業務など、時間の見積もりが難しいものもあります。

そのようなタスクはなにを目安にタイムブロッキングすればいいのでしょうか。

臨床心理士の中島美鈴氏は、経験のない作業について所要時間を見積もる方法として、以下のふたつの方法を勧めています。

• 具体物を取り出して全体量を把握する
• ためしに10分だけやってみる *2

初めて取り組む業務の場合は、引き受けたらすぐに「実際になにをどれだけやるのか」を確認します。そして、少し作業を進めてみて「だいたい10分でこの程度進む」ということを把握するのです。これで現実的な作業時間を見積もることができます。

自分の生産性が高い時間を把握する

自分の生産性が高い時間帯を把握できれば、タイムブロッキングした時間内でスムーズに作業を進めることができます。

そうはいっても、「いつ生産性が高まるのかわからない」という人も多いはず。

そんな場合は、とっかかりとして以下のような「時間帯ごとに向いている作業」を目安にタイムブロッキングを試してみると良いでしょう。

メンタルコーチの大平信孝氏は、1日を5つの時間帯に区切り、取り組む行動を決めるといいと述べています。*3

とはいえ、朝型・夜型などの体質もあるため、「自分には合わないな」と感じたら、柔軟に変更することも大切です。

やることを細かく決めずに時間をブロックする

仕事だけでなく、プライベートのスケジュールまで分刻みで作成してしまうと、常にスケジュールをチェックして動かねばならず、ストレスが溜まってしまいます。

タイムブロッキングは仕事中だけ行なうと決め、プライベートは自然に任せるというようにすれば、ストレスなくタイムブロッキングを継続できます。

どうしてもプライベートな時間もタイムブロッキングしたい場合は、以下のようにおおざっぱに区切るのもおすすめです。

おおざっぱなタイムブロッキングの例

細かすぎるタイムブロッキングの例（非推奨）

「バッファ時間」を確保する

予期せぬ差し込みにも柔軟に対応するためには、あらかじめバッファ時間を確保することが大切です。

タイムコーディネーターの吉武麻子氏が、バッファ時間の確保の仕方について紹介しています。*4

• タスクごとにバッファ時間を設ける：見積もり時間30分のタスク＋10分のバッファ時間
• 1日の最後にバッファ時間を設ける：終業時間1時間前の17時～18時は誰ともアポイントを入れない
• 1週間の最後にバッファ時間を設ける：金曜日を丸々バッファとして何もスケジュールを入れない

ほかにも、午前と午後にそれぞれ1時間のバッファ時間を取るというのもいいでしょう。STUDY HACKER的には、見積もった時間の1.5倍の時間をブロックする「1.5倍ルール」も提唱したいところです。

突発的に別の業務が発生しても、バッファ時間があればそこで対応でき、もともと取り組む予定だったタスクもその先のバッファ時間で受け止めることができます。

＊＊＊

タイムブロッキングは、適切に活用すれば仕事の効率を大きく向上させる強力なツールです。

しかし、時間の見積もりが甘かったり、予定を詰め込みすぎたりすると、逆にストレスの原因になります。

重要なのは、柔軟性を持たせながら続けること。

完璧な計画を守ることではなく、計画を柔軟に書き換えながらゴールにたどり着くことが目的です。明日からのスケジュール管理が、もっと快適になりますように。

よくある質問（FAQ）