こんにちは！
上司の長話が会議の進行を妨げている場合は
その場で何とかしたいと考えがちです。
上司と自分との関係性や臨機応変な対応が求められ
難易度が高いです。
会議の具体的な枠組みや議題に割り当てる時間をあらかじめ決め
事前に全員に共有することです。
会議の最初に時間配分を読み上げても良いです。
会議の流れをコントロールしやすくします。
上司も会議の全体像を把握できると、長話を避ける意識が芽生えます。
議題が予定通りに進むと、自分の仕事に取り組む時間が増えます。
議論のコントロールの引き出しが増えて、ストレスが減ります。
会議が予定時間をオーバーすると、その後の業務に遅れが生じます。
他の会議や作業に着手できないと、結果として仕事全体の
スケジュールが乱れます。
長時間に渡る会議は参加者の集中力を奪います。
上司の話が長引くことで重要なポイントがぼやけて
会議の目的から逸れることがあります。
本来の目的に沿った議論が出来なくなり会議自体の質が低下します。
結果として解決すべき課題が解決されないまま終わる可能性が
高まります。
長引く会議が日常化すると、会議自体への不満が募り
社員のモチベーションが低下します。
自分も長話しないように気を付けることです。
会議の目的やゴールを明確にすることが重要です。
この会議で何を達成するのかという問いが明確でないと
話が脱線しやすくなります。
上司も話すべきポイントを見失いがちなので
最初に目的を明示することが効果的です。
上司が会議で話したがる内容について事前に情報を共有しておくと
良いです。
報告事項や意見交換が必要な場合は、会議前に資料やメモを
送っておくことで、会議中に新たに説明する時間を短縮できます。
会議を任された人の場合は、あらかじめ上司に時間が厳しいことを
伝えて、意見を聞いておくことも出来ます。
会議が始まったら進行役が最初に所要時間を宣言します。
ストップウォッチを鳴らすことも効果的です。
何分経ったと状況だけを発言します。
下手に上司の話を要約しようとすると、相手から偉そうな態度だと
思われることもあります。
要約する時には「〇〇ということで理解してもよろしいでしょうか」と
いった聞き方にします。
そして次のステップやもともとの議題に移ることへの了承を得ます。
会議時間の短縮について上司も含めて議論することも効果的です。
成果を大きくしたい気持ちはみんな一緒です。
上司の発言や意見を尊重しながらも時間管理に配慮することが
大事です。
