こんにちは！
コミュニケーションコストを下げるには、まずチームの進む
方向をメンバー全員で共有することです。
その上でマニュアルを作り周知します。
業務遂行人為は随時コミュニケーションツールを活用し
情報共有をしましょう。
常にメンバー全員で業務の進捗を共有していることが
コストを少なくする方法です。
コミュニケーションコストを下げれば、業務効率が上がり
チームのコミュニケーションも円滑に進みます。
自分の部署、自分の立場での仕事の範囲や裁量を
正しく理解しておきましょう。
その上で伝達を受けると、コミュニケーションコストを
少なく出来ます。
仕事で必要な専門用語や知識を身に付けておきます。
基礎知識が備わっていない人に同じことを伝達しても
伝わりません。
情報を整理してから足りない部分を質問します。
徹底して人の話を聴き内容を理解しそれから話すことです。
質問をしたり聞き返したりすることをためらうと
内容を理解しきれずに仕事に取り掛かることになります。
勘違いによる仕事の未達成はコストが高くなります。
自分が所属している部署や自分の立ち位置などを
理解していないと、同じことを伝えられても自分がどこまで
仕事をすればいいのかを正しく理解できません。
相手が伝えたいことを理解できない人は
コミュニケーションコストが高いです。
物事の全体像を把握せずに分からないことをそのまま
放置してしまったり、正しく理解できておらず結局仕事が
二度手間になったりします。
自分が話し出してしまう人は話している時間の分だけ
コストが高くなります。
人の話を遮って自分が話し出す癖がある人は改善が必要です。
周りの人から話しかけづらい人だと思われていると
コストが高くなります。
仕事を依頼したい側は話しかけることに気が引けて
必要なことを伝えきれずに終わることがあります。
結果として何度かやりとりを繰り返すことになることも多く
コストが高くなります。
一度誰かに伝えられたことを理解しきれず
周りに同じ質問をする人がいます。
質問を繰り返した分だけコミュニケーションコストが
高くなります。
組織作りに携わる人はコミュニケーションコストを
少なくするためのマニュアル作りや意識共有ツールなどを
構築する必要があります。
まずは自分を振り返りコミュニケーションコストを少なく
していくことが大事です。
コミュニケーションコストが高い状態は
組織に問題がある場合もあれば個人に問題がある場合も
あります。
