【小枝】現場で役に立つ！社内マニュアルの作り方

知識の属人化を防ぐ

現場でよく発生し得る状況が「OJT担当がいなくなった」「今教えてほしいけど周りに質問できる人がいない…」といった場面をよく耳にします。
社内マニュアルで、業務範囲や内容が明確化すると、特定の誰かしか行えない「属人化」した業務を生まれにくくすることが出来ます。

マニュアルが整備されていない状況だと、変更が行われても周知がなかったり引継ぎが出来ないという事態が発生してしまい、
最悪の場合、取引先との関係性にも問題が生じる恐れもあります。

社内マニュアルがあることで取引先と円滑に進められ、属人化を防止させるメリットがあります。

業務品質を一定水準に保つ

ただ社内マニュアルがあればイイというものでもありません。
社内マニュアルとは、標準的な業務手順が記載されるため、誰でもマニュアルに沿って手順を踏めば業務品質を一定水準に維持することが出来ます。
人によって教え方が違ったり、説明の仕方が違うと抜け漏れが生じるため、品質の担保が難しくなってしまうのです。

社内マニュアルを作ることで業務品質のばらつきをなくし、一定水準の品質を保つことができるようになるメリットがあります。

業務理解度が高くなる

新人が入ってきたり、転入者など業務を新しく覚えようとする社員が社内マニュアルを見ることで、早く業務を習得することが出来ます。

マニュアルがないとどんなことが起こるでしょうか。
先輩たちのOJT頼みで、業務で忙しくなかなか質問や相談が出来ず、誰にも助けを求めることが出来ない状態となってしまい、
戦力として動くことができなくなってしまいます。

また、専門的な用語や社内用語ばかりが記載された社内マニュアルだと新人や転入者にとっては理解することに時間を割いてしまいます。
時間を割きながらも業務が理解できず、戦力化できない新人や転入者が早期離職してしまうのも時間の問題です。

ターゲット層を把握したうえで、専門的な用語や社内用語は使わずに社内マニュアルを作成しましょう。

◆道筋

• 目的を明確化する
• 作成するまでのスケジュールを組む
• 社内マニュアルを何で作るのかを決める
• 標準化（マニュアル化）する業務を決める
• マニュアルの構成を作成する
• 構成に沿って本文を作成する

まずは誰に向けて社内マニュアルを作るのかを明確化しておき、
作成するまで多くの手順を踏むことが多くあるためWBSを引くことをおすすめします。
私は、開発工程単位で分けてマニュアルを作成するようにスケジュールを組んでいました。

そして、取引先に対して「社内マニュアル作成するので、完了したら乖離がないかチェックをお願いします！」とお伺いを立てる必要も。
取引先へ頭出しを行い、調整を行うとよりスムーズに動くことが出来ます。

社内マニュアルの管理ツールについては、「GitLab」や「取引先のサーバー上で作成されたRedmine」、「ローカルで起動させるWebサイト」などを用いて作成しました。
私はよくHTML形式やマークダウン形式でまとめています！

取引先の中にはExcelやスプレッドシートなど、活用される現場もあるかと思います。
活用できる管理ツールを使って社内マニュアルの作成に取り組んでください。

特に気を使ったポイント

・社内マニュアルのなかでパンくずリストの作成
・マニュアルの中で検索機能を作成
・取引先で取り組む開発工程単位で社内マニュアルを作成

また、作成する際は『見栄えよりも分かりやすさを意識して、端的に、平易ば表現や用語を使って文章だけでなく表やイラストで表現する』という部分を意識しました。

3.活用を促進させる管理・運用方法

社内マニュアルを作成すると、よく起こるのが「誰からも活用されず、メンテナンスもされずそのまま置きっぱなし」という状況です。
この状況を発生させないようにするにはどうすればいいのか。

私の場合は、必然的にマニュアルが活用される仕組みを作り、社内マニュアルを管理しています。