夏休み時期になって仕事も少しずつ手が空いてきたが、それでも気を抜くとついつい退社が遅くなりがちだ。いつも帰りが遅くなるがちだと嘆いている若手社員もいるので、そんな時には「スケジュールの付箋化」を勧めている。
スケジューラーに付箋を貼っていく
今から７〜８年ほど前までカンミ堂が「テンミニッツ」という商品を発売していた。左側のシートが1日のスケジューラーになっていて、そこに仕事名や会議名を書いた付箋を貼って管理するというものだ。付箋は幅が「30分」「60分」「120分」の３種類に分かれていて、仕事や会議に必要な時間数に応じて使うという仕組みだった。その日に終わらなかった仕事の付箋は、翌日のシートに貼ることでToDoリストのように使うことができたので、仕事の漏れを防ぐのにも役立っていた。
残念ながら現在は発売されておらず、そういった機能はスマホやPCのスケジューラーに機能としてある程度包含されているので、そちらを使うので十分ということだろう。
それもあって、私は常に自分のスケジューラーに会議や来客の予定を入れるだけではなく、その日に行わなければならない仕事(タスク)がどれだけの時間かかるかを予想して入れるようにしている。そのとおりに片付けばそれで良いし、片付かない場合には「複製」をして別な時間や別な日に再割り当てを行っている。誰もが行っていることかもしれないが、ちょっとしたコツとしては前後にできるだけ余白を入れておくことだろうか。そうすることで若干の時間のズレは吸収できるので「予定通りいかなかった」というストレスはかかりにくいと思う。
メールチェックやチャットチェックは時間を決めて
最近は仕事でメールだけではなく業務用のチャットを使うことも多くなった。TeamsやGaroonなどが業務で多く使われているチャットだが、これもいちいち気にしていると業務が分断されて作業効率が悪くなってしまう。
「チャットを送ったらかすぐに見てくれるだろう」というのは送った方（仕事を依頼する方）の理屈なので、私はメールもチャットも時間を決めて確認することにしている。どうしても急ぎであればチャットで反応がない時点で電話をしてきてもしかるべきだし、そもそも緊急の用事をチャットで送って終わりというのはあまりにも一方的だ（上司やお得意様など立場によっては致し方ない場合もあるが）。
基本的には朝一番と午後一番、退社前30分前の3回チェックするようにしていて、これだと一番遅くても4時間遅れで確認できるしトラブルになったことはない。業種や職種によってはそうも言っていられないことがあるかもしれないが、リアルタイムで対応することが仕事なのであれば仕方ないが、そうでないのであれば例えば1時間おきにチェックするなど「リアルタイムで対応しない」ということが業務効率を落とさない秘訣かもしれない。もちろん、そうはいかないことの方が多いのだが、基本姿勢としてそう考えておくことで少しでも効率的に仕事が進められるのではないだろうか。
