Microsoft 365 に限らず、ライセンスのスタートから終了までのライフサイクル管理はどうやって管理するか検討するのが難しい分野です。
特に使用終了時 ＝ 利用しているユーザーの退職や離任がこれにあたり、本来は削除されると問題となるファイルが退職者の OneDrive for Business に入っていて復旧できなくなるといったことが発生してしまうんですよね。
この問題を軽減するため、 2025 年 11 月に向けて OneDrive for Business のライセンスはく奪時の動作に一部変更が入ることが決まったようです。
変更後の動作は以下の Learn に記されているのですが、特に重要なのは以下の部分でしょうか。ユーザープロファイルにマネージャーのアカウントが設定されていると、そのアカウントに削除が行われたことを示すメールが送付され、そこからファイルに対する権限を操作できるようになるというところですね。
https://learn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/retention-and-deletion?WT.mc_id=M365-MVP-5002496
以下は Microsoft 365 メッセージセンターにあった画像ですが、削除されたユーザーの OneDrive のファイルから抽出選択ができる点と、そのファイルについていた共有権限を維持することができる点が今回の更新で特に変わった点となっています。
退職者のマネージャーや、共有されていたファイルが移動したことなどはすべてメールで来るため、このメールを見ながら対処する形になることは忘れないようにする必要があります。
今までは退職前にマネージャーが退職者と調整したり、退職後に情シスに依頼をしてファイルを救出することが多かったと思いますが、マネージャーがこういった作業をできるようになるのはかなり対応の簡略化が図れそうな気がしますよね。
うまくこの機能を活用して、ライフサイクルの対応を簡略化していきましょう。
音楽：一鬼夜行
