法務に限らず、仕事は納期に追われるもの。
かの、手塚治虫も「傑作は、締切から生まれる」という名言を残したとか。そして編集者からの催促攻めにあったとか。いやあ、納期ってほんといいもんですね*1。
冗談はさておき。仕事術的な本を読むと、必ずと言っていいほど「納期厳守」に言及があります。納期を守ることは社会人の基本なんですね。
とはいえ、時には納期を伸ばす交渉も必要。どうするのがいいのでしょうか。なお、あくまで一度設定した納期を伸ばすことを念頭におきます。
1.正直に言う
王道です。
「大変申し訳ないのですが、〇〇の件対応できておらず、明日になってもよろしいでしょうか。」
理解のある担当者や仲良し担当者なら快く受け入れてくれるかもしれません。ま、そもそもできる、担当者なら早めに納期を切ってるはずなので、それをしていない担当者サイドにも問題があるという気持ちで 電話しましょう。
メールはだめです。人は直接声を聞いて謝られると怒りにくいもんですし、急に「ゴメン」といわれるととっさに「いいよ」というのが人間というものです*2。
もちろん、あなたの評価は下がります。
2.上司から言ってもらう
1.の亜流です。
メリットは自分でいわなくていいことと、納期延長という目的が達成しやすいことです。デメリットは担当者だけじゃなく上司の評価も下がることです。
あちらを立てればこちらが立たず…難しいですね。
3.追加質問をする
「〇〇の件、〜についてわからず、ご教示いただけないでしょうか」と聞くだけです。
答えが見えてても問題ありません。正確に事実関係を把握することは法務の基本です。
なんといっても、納期を守ってる感を出しつつ、実質的に納期は伸びます。最初に聞いとけよって？やり始めてから気付いたんだから仕方ないよね。
評価？もちろん下がります。
4.いまできているものを渡す
これも王道かもしれません。
「〇〇の件、途中なのですが、〜までできていますので確認をお願いできますでしょうか。残りの部分は〇日までにお送りします。」
とりあえず仕事を分担することで、進捗報告もできて一石二鳥です。
他の方法とも合わせ技に使えるので便利ですが、一切手を付けていないときには使えないのが残念です。
評価？当然下がります。
5.他の超重要緊急案件をでっち上げる
「〇〇の件納期を伸ばしていただけないでしょうか。実は…という案件が発生し、緊急で対応が必要なため時間を確保できておりません」
これは納得も得やすいですし、急場しのぎにはなります。もしかしたら同情まで得られるかも知れません。
ウソがバレたときのリスクは計り知れないので注意が必要です。
6.無視する
最終手段です。
まるで仕事なんてなかったかのように振る舞いましょう。催促を受けたときに「失念しておりました。すぐ対応します」といえばいいのです。
誰にでも忘れることってあるし、仕方ないよね。
当たり前ですが、評価は下がります。
いかがでしたでしょうか。
結局、最初に納期設定する際に、自らの業務状況を見極めて適切な納期を設定*3し、一度決めた納期は絶対に守ることが大切なんだということがよくわかりますね。
後は、遅れることがわかったらその時点で交渉すれば、案外なんとかなるものだったりする気がします。
