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記事のまとめ

「リマインド」とは、「思い出させること」や「思い起こさせること」などを意味する言葉

「リマインド」は、会議の参加者に日時を再確認してもらうときや、提出・納品期限が近づいていることを知らせるときなどに使われる

「リマインド」する際は、適切なタイミングでわかりやすい内容を心がけ、催促と思われないよう配慮することが大切

「リマインド」とは、ビジネスで会議日程や書類の提出期限などをあらためて確認してもらうために必要な作業です。リマインドする際は、相手に催促している印象が強くならないようにいくつか気をつけておきたいポイントがあります。

本記事では、ビジネスシーンにおける「リマインドメール」の例文や、リマインド時のポイントなどについて詳しく解説します。

リマインドとは

「リマインド」とは？

リマインドとは、「思い出させること」「思い起こさせること」などを意味する言葉です。

リマインドの由来となっている英語の「remind」にも、「思い出させる」「思い起こさせる」などの意味があります。ただし、日本のビジネスシーンで使われる「リマインド」は、英語の「remind」と比較して「（何かを）再確認すること」によりフォーカスして使われます。

なお、スマートフォンのアプリなどに搭載されている「リマインダー」は、主にあらかじめ設定した日時に予定を通知する機能のことを指します。

リマインドを使う際の例文

ビジネスで「リマインド」を使う際の例文が以下の通りです。

上司：そういえば明後日の会議、みんな忘れていないかな？
自分：そうですね。前回案内してから日にちが経っているので、念のため参加予定者にリマインドしておきます。

ビジネスで「リマインド」が必要な理由

ビジネスにおいて、「リマインド」は予定や期限を失念することを防ぐために欠かせません。会議の日程や書類の提出期限などが近づいてきた時に、相手がうっかり忘れることがないようにリマインドします。

リマインドすることで、物事を予定通りに進めやすくなるでしょう。

「リマインド」の言い換え表現・類語

「リマインド」にはいくつかの言い換え表現（類語）があります。それぞれ確認していきましょう。

再確認

「再確認」とは、念を入れて確認に漏れがないことを再び確認することです。ビジネスでは、スケジュールに間違いがないか、相手の意思表示に間違いはないかなどを確かめる際に、再確認することがあります。

アラート

「アラート（alert）」とは、英語で「油断のない」「注意を払っている」「警戒して」などを意味する言葉です。日本語では、「警報」などの意味で「アラート」を使います。

なお、「アラート」は、「リマインド」よりも緊急性の高い言葉です。ビジネスでは、早めにアラートを発信して周囲に協力を求めることで、深刻なトラブルを回避できる場合があります。

催促

「催促」とは、「（あることを）早くするように促すこと」です。期日までに取引先からの入金がない場合、期限を過ぎても同僚から質問に対する回答がない場合などに催促することがあります。

なお、「催促」は「リマインド」よりも相手に強く促す際に使われることが一般的です。

「リマインド」の使い方【ビジネスシーン別】

ここから、ビジネスで「リマインド」を使う具体的な場面について解説します。

参加者に日時を再確認してもらう

参加者に会議などの日時を再度確認してもらうために、リマインドしましょう。とくに重要なイベントの場合、予期せぬ相手の遅刻や欠席を防ぐためにリマインドが有効です。

また、たとえすでに伝えている内容でも、日にちが近くなったタイミングであらためて知らせることにより、相手は数週間前、数か月前のメールやメモを遡って確認する手間を省けます。

期限が近づいていることを知らせる

資料や書類などの提出期限や納品期限などが近づいている時も、リマインドすることがあります。とくに期限厳守の場合は、リマインドすることが自分にとっても相手にとっても大切です。

なお、メールを使って関係者に一斉送信する場合、すでに提出した人に失礼な印象を与える可能性があります。関係者が多くどうしても一斉送信で対応せざるを得ない場合は、「すでに提出してくださった方には、再度のご連絡となることお詫び申し上げます」などと添える配慮が必要です。

出欠の再確認をする

会議や会食などの出欠について、回答を促すためにリマインドすることもあります。とくに、会場の準備や食事の予約など、人数の把握が必要な場合は期日までに確実に回答してもらえるようリマインドメールを送るとよいでしょう。

自分自身が忘れないようにする

大切な予定を忘れないために、自分自身にリマインドすることもあります。「数か月後のことで覚えていられるか心配」「当日忙しくてやることを失念しそう」といった場合には、リマインドが欠かせません。

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「リマインド」する具体的な手段

リマインドには、いくつかの手段があります。それぞれ理解し、状況に応じて使い分けられるようにしましょう。

リマインドメールを送る

メールを使ってのリマインドが、ビジネスでは一般的です。リマインド目的で送信するメールのことを「リマインドメール」と呼びます。

実際にリマインドメールを送る際の例文は、後ほど「リマインドメールの例文」で詳しく解説します。

電話でリマインドの連絡をする

相手に直接連絡して、リマインドする方法もあります。電話でリマインドの連絡をすることを、「リマインドコール」と呼びます。

見落とされる心配がない分、リマインドコールはリマインドメールよりも有効です。ただし、必要以上に相手に圧迫感を与えたり、「なぜわざわざ電話したのだろう」と疑問を抱かれたりする可能性があるため、頻度やタイミングに配慮しなければなりません。

口頭で直接リマインドする

直接会って口頭で説明することも、リマインド手段のひとつです。

日頃会う機会の多い同僚や部下・後輩であれば、口頭が一番手軽にリマインドできます。ただし、記録が残らない分、相手に忘れられてしまう可能性があるため、確実に伝えたい場合はリマインドメールも併用するとよいでしょう。

ビジネスチャットでリマインドする

メールの代わりにビジネスチャットでリマインドすることもあります。ビジネスチャットは、メールよりも手軽に送りやすい点や、豊富な機能を活用できる点などがメリットです。

ただし、一般的にビジネスチャットでは長文が嫌がられる傾向にあります。ビジネスチャットでリマインドする場合は、簡潔な文面を心がけましょう。

自分にリマインド通知する

自分にリマインド通知する場合は、アプリやサービスなどの活用が有効です。

ダウンロードやインストールをしなくても、一般的にスマートフォンには「リマインド機能（リマインダー機能）」が搭載されています。標準装備の機能で物足りない場合は、専用のアプリやサービスの利用も検討しましょう。

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「リマインド」する際のポイント

ここから、メールを送るケースを中心に、リマインドで押さえておきたいポイントを紹介します。

わかりやすい内容にする

リマインドメールは、わかりやすい内容を心がけることが大切です。わかりにくい内容だと、相手が読むことを先延ばしにして期限がきてしまう可能性があります。また、重要性が伝わらずに見落とされることもあるでしょう。

さらに、他の用件をリマインドメールに盛り込まないこともポイントです。相手が他の用件の方に気を取られると、リマインドの効果が弱まるでしょう。

催促と思われないように配慮する

相手に「催促ではないか？」と思われないように配慮しましょう。なぜなら、リマインドはあくまで相手の進捗状況やスケジュールをケアするためのものだからです。

とくに、リマインドメールを送る際はメールのタイトル・件名に注意しましょう。「リマインド」ではなく、あえて「催促」の意図でメールを送りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

＜関連記事＞催促メールのコツは？やんわり伝える方法や社外・社内向け例文を紹介

リマインドの内容に誤りがないようにする

伝えるリマインドの内容に誤りがないよう、注意することも大切です。

一般的に、リマインドメールを受け取った相手は、当初のメールではなく最新のメールで日程・場所・期日などを確認します。たとえ最初のメールで正しい内容を盛り込んでいたとしても、万が一リマインドメールに誤りがあれば、相手に迷惑を与えたり、トラブルにつながったりしかねません。

タイミングを意識する

リマインドメールを送るタイミングも意識するようにしましょう。期限の数週間前にリマインドしても、時間の経過とともに相手に忘れられてしまう可能性があるため、十分な効果は期待できません。

一般的に、対象日の前日や2〜3日前に送ると効果的とされています。

相手によって文面を変える

相手によって文面を変えることも、ビジネスマナーとして大切です。例えば、リマインドメールを社内宛に送る際の件名は【リマインド】、社外に送る際の件名は【ご確認】などと使い分けることで、取引先に余計なプレッシャーを与えることを回避できます。

また、相手によってリマインドツールを変えることもポイントです。

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リマインドメールの例文

リマインドメールは、以下の構成で作成することが一般的です。

挨拶
リマインドの内容（場所・時間・提出期限など）
締めの文章

ここから、リマインドメールの例文を紹介します。

参加者に日時を再確認してもらう際のリマインドメール

社内会議の日時を参加予定者に送る際のリマインドメールは、以下の通りです。

件名：○月○日営業部会議についてのご連絡

各位

お疲れ様です。〇〇です。

先日ご案内しました営業部会議の開催日が近づいてまいりましたので、あらためてご連絡しております。

日時：○月○日（水曜）13時〜（1時間程度）
場所：3階会議室B
内容：今期目標について
会議で使う資料を再度添付しております。当日お持ちください。

また、他業務で参加が難しい場合は、事前に〇〇までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

期限が近づいていることを知らせる際のリマインドメール

取引先に納期が近づいていることを知らせる際、以下のようなリマインドメールを送信します。

件名：□□につきまして

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

ご依頼申し上げた□□の納品予定日が、明後日20日（金）となっております。
不明点やお困りのことなどございましたら、お気軽にお申しつけくださいませ。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

「期限前にもかかわらず催促してきた」と相手に思われないように、相手に配慮した文言（不明点やお困りのことなどございましたら、お気軽にお申しつけくださいませ）を盛り込んでいる点がポイントです。

あらためて出欠を確認する際のリマインドメール

送別会の出欠について、あらためて確認する際のリマインドメールが以下の通りです。

件名：【リマインド】〇〇さん送別会（3/29）出欠確認のお願い

営業部各位

お疲れ様です。営業企画課の△△です。

先日ご案内した〇〇さん送別会の出欠確認につきまして、明後日（3/26）が回答期日となっております。ご多忙のところ恐れ入りますが、回答がまだの方は期日までにご返信をお願いいたします。

送別会概要
日時：3月29日18時30分〜
場所：◆◆
参加費：3,000円

不明な点などございましたら、△△までお気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

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リマインドメールへの返信はどうする？

相手からリマインドメールを送られてきたら、なるべく早めに返信しましょう。なぜなら、相手は忘れずに対応してもらえるか不安で、リマインドメールを送っている可能性があるためです。

例えば、取引先から明後日期日の納品に関してリマインドメールが送られてきた場合は、以下のように返信します。

件名：Re:□□につきまして

株式会社〇〇
総務部△△様

いつもお世話になっております。
株式会社◆◆の▼▼です。

あらためてご連絡いただき、ありがとうございます。
本日には対応完了し、明日中に納品できる見込みです。恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

上記のように進捗状況を明確に伝えることで、期日までに間に合うのか不安になっている相手を安心させられます。万が一期日までに対応が困難な場合は、その旨や理由を丁寧に説明しましょう。

なお、会議や送別会の出欠確認などで一括送信のリマインドメールが送られてきた場合、すでに対応（回答）している場合は、無理に返信する必要はありません。

期日厳守の場合は「リマインド」を活用しよう

「リマインド」とは？

「リマインド」は、「思い出させること」を意味する言葉です。期日厳守の提出書類がある場合など、相手に失念されるとお互いに困る場合に「リマインドメール」を送ります。

「リマインド」は、「催促」と異なる手段である点に注意が必要です。自分はリマインドのつもりでも、相手に催促と捉えられると、悪い印象を与えかねません。

相手をケアするための行動であることを理解した上で、相手にリマインドすることを心がけましょう。