先日、メンバーが作成した他社への「お願い」の書面をチェックしたところ、ダイレクトさに驚きました。
私は、すでに時代遅れなのか…
TPOに合わせた文章を書く力は法務に不可欠
手控え、議事録（メモ）、社内依頼者への回答、契約書、お詫び、お礼、警告、通知、送付状、上申書、資料…と法務の仕事では様々な文書（文章）を作成します。
TPOに合わせた内容と形式の文章を書く力は、この仕事に不可欠であり、不断の努力で高め続けなければなりません。
しかし、書き手も受け手も人間。唯一の正解があるわけではないし、ビジネス文書であっても書き手の個性がそこはかとなく出るので、チェッカーとしては、どこまで直すか頭を抱えることが多いです。書面のゴールは私ではないので。
「お願い」文書のタイトルにダイレクトに依頼事項を書くのはあり？
先日、私の手元に回ってきた書面は、取引先（超大企業）に、「ある手続を助けてほしい」と初めて話を持っていくものだったのですが、タイトルに先方にやってほしいことが直截的に書いてあって驚きました。「●●譲渡のお願い」みたいな感じ。
言いにくいことを伝える文書は、できるだけ後ろまで焦らすのが日本語の美徳？礼儀？だと習ってきた私にとって、「それはないでしょ…」と絶句でした。
しかし、思えば、「ビジネス文書は簡潔明快が命で、結論から書け」とか「PREPが伝わりやすくてヨシ」といった指導を、新人のときからしっかり受けている最近の若い人たちにとっては、お願いの文書でも「タイトルを読めばわかる」が正しいのだろうな。
そして、うちの若い人がそうであれば、よそだって同じかもしれない。
私なら、「弊社●●（※目的）にあたってのご相談」のように、お願いしたいことは直截的に書かず、自社の目的を平たく書いて、読む人が読めば何となく予想がつくようなタイトルにします。その理由は、「▲▲社が●●の件でうちに相談があるらしいです」と、先方の当社担当から本丸の担当部署に円滑につないでいただくためです。
書面の目的と経路（読む人）を考えて構成を考える
どんな書面も、達成したい目的や受け手に合ったものでなければ役に立ちません。
なかでも、お願いやお詫びのような、こちらが下手に出る書面は、最終的な目的地に到着するまでに、どのような方々を通り、その方々にどこまでご理解・ご納得いただく必要があるかも想像して作成する必要があると思います。
なぜなら、「ということなので、ひとつよろしく」と口添えをいただければ、事は穏便・円滑に進むかもしれないから。
ということを踏まえて、私は、そういう文書では次のようなスタイルをとることが多いです。いや、どんな文書でも、この型に収めているかも。
- 日付
- 宛先
- 差出人
- タイトル（お願いなら自社の目的を、お詫びなら対象のトラブルを特定）
- 挨拶・主旨（「●●にあたって、下記についてご相談したい」「●●の件でご迷惑をおかけして申し訳ない。下記のとおり詳細を報告する」などを原則数行で。もちろん合理的最大限にへりくだる）
- 「記」以下で本題を箇条書きベースで
最終目的地の方には「記」以下を読んでいただければお伝えしたいことが簡潔に伝わるように、途中の経路に入ってつないでくださる方には、「記」に入るまでに礼儀を尽くす姿勢が伝わるように、という狙いです。
「私はこうする」と書くほどのことではありませんでした。お詫びします。
ウィットは不要だが思いはこめるー鍛錬あるのみ
SNSなどで、「中の人」のウィットに富んだ発信やコメントを目にすると、「攻めてるなー」などと感心するとともに、ちょっと羨ましいというか、こんなふうにできたらすごいと思ったりします。ウィットやユーモアは、いくらあっても足りない。
しかし、法務が作る書面にウィットはいらない。武骨で上等。「お願い」なら困っていて貴社の助力があれば百人力なことを、「お詫び」なら事実と謝罪の気持ちを、「警告」なら怒りをこめて、達成したい目的の精度を高めることが大切です。
それができるようになるために、どうやって力をつけるか？と考えると、いろんな「よい文章」に接したり、発信への多様な反応を学んだりして、どのようなものが相手を動かすかを研究する、という鍛錬を重ねるのみですかね。
とくに私、怒りや悲しみのスイッチがちょっとズレたところについているみたいなので…
