【IT】Outlookをデフォルトのまま使うのではなくカスタムする／Outlookを使いこなして仕事の生産性を向上させよう

昨年マイクロソフトのOutlookの解説本について触れたことがあった。 

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あれから１年以上が経過したが、その後も断続的にOutlookの解説本を読んでいる私。これまでOutlookのテクニック本はWordやExcelに比べてそれほど多くはなかったが、急に増えてきたような気が・・・・。 

Outlookの基本的な機能は以下の４つ。

①メール

②予定表

③連絡帳

④タスク管理

これらの４つの機能はビジネスパーソンにとって、いずれも欠かせないが、私の周囲では①②のみで終始し、４つ全てを均等に使いこなしている人はそれほど多くない。

私にとって重要なのは④で、こなすべきタスクを一覧表示した上、カテゴリ・優先順位・期限などに分類することができるので、かなり重宝している。タスクにはリマインダーも設定できるため、例えば、「●●さんに契約交渉結果を確認する」「●●さんからの相談案件をまとめる」などのタスクについて、アラームを設定すれば、その日時になると画面中央にアラームが表示される。これは手帳などのアナログツールでは絶対にできない芸当。

一方、メール画面をデフォルトのまま使用している人も多く、カスタムしまくっている私にすれば、非常にもったいない。例えば、私の場合、コンパクト表示（２行表示）ではなく、１行表示（受信日時・送信者・受信者・タイトル）にした上、画面右側にはプレビュー画面を配置している。さらに、色別の分類ラベル（「至急」「本日中」「保留」「返事待ち」など）を設定して、メールを視覚的に判別しやすいように工夫している。これだけでも、メールの処理効率は大幅に向上する。

Outlookに限らないが、IT知識は少し実行するだけでも、パフォーマンスが大きく変わることも多い。というわけで、少しずつ試行錯誤して、自分なりのスタイルを作りあげていくことをお勧めしたい。