この記事はPokémon Past Generation Advent Calendar 2024 15日目の記事です。
年の瀬やら引っ越しやらが決まって目が回るほど忙しい今日この頃ですが、さすがに申請しちまった以上は書かせていただきます（ちと内容は薄くなっちゃうけどゆるして！）
- この記事ってなんぞ？
- オフ会当日までの開催手順に関して
- オフ会の企画ってどのくらい練るべき？
- 参加申請の方式について
- 当日までの準備について
- 設営と開場時間・受付開始時間について
- 大会の管理について
- オフ会の撤収について
- さいごに
この記事ってなんぞ？
さて、というわけで今年の11/30にダーテングexオフ、というポケカの古代レギュレーション（ADV-PCG）のフォーマットでオフ会を開かせていただきました！
先週末に開催したPCGシリーズのイベントについて書きました！
— 寒天 奏天 かんてん Kanten (@KantenMagichand) 2024年12月2日
ご参加いただきありがとうございました！
【ADV-PCG】第1回ダーテングexオフの大会概要と上位者のデッキレシピ【RS-PK】｜寒天(奏天) @KantenMagichand #note https://t.co/OKbu5oFgu6 #ポケカ
たくさんの方にご来場いただき、最終的には40人規模のオフ会となりました！本当におありがとうございました。(最果ての地までご足労いただき本当に感謝してます)
オフ会を開くにあたり、各所に話を聞いたり打ち合わせしながら本オフ会の開催となったのですが、このように参考にできる記事も少ないということで、今回の開催で得た経験をもとにざっくりと書いていこうと思います。これポケモンの記事って言っていいのか？まあ広義的にみればこれもポケモンみたいなもんか…
オフ会を開催したいという人に届けば幸いです。
オフ会当日までの開催手順に関して
ざっくりと記述していくと以下の通り。
オフ会のテーマ決め・運営チームの作成を行う
↓
開催場所を決定する
↓
会場を抑える
↓
上記確定後に日程を通知*1
↓
企画等細かい設定を行う
↓
ざっくりと募集参加人数を設定/オフ会募集記事をリリース
↓
会場の下見・机の配置の考案or会場の面積から正確な募集限界数を算出
↓
募集参加人数が埋まりそうなら上記募集数へ増加させる
↓
オフ会当日！！！！！！！！
…とまあ、こんな感じで準備をしてました。
特に苦労した部分や反省点についてピックアップしてお話していきましょうか。
運営チームの作成
オフ会のテーマ決めに関しては特に何もいうことはないですかね。やりたくなったことで人を募りましょう。
ってわけで本項では運営について記述します。
基本的に10-20人規模であれば1人の運営でもなんとかなる場合が多いですが、それよりも規模が大きくなった場合は基本的に1人で回すのは無理なので、よほど慣れている方以外は複数人を運営に引き込みましょう。犠牲になったのだ…犠牲の犠牲にな…
…まあ各種事前準備をしても何かしらトラブルは起きるものですので、そう言ったミスをカバーするためにもマンパワーはほぼ確実に役立ちます。
個人的に40名のオフ会であれば3-5人くらいは欲しいのかなと言ったところ。頭を下げて頼んでみると良いと思います。
開催場所決めと会場予約人数
個人的に開催場所決めで重要になりそうなのは以下の点と考えます。
・値段
・収容可能上限人数(面積)
・駅からのアクセス/周辺施設の考慮
・借りられる機材について
各事項についてを記述していきます。
値段について
結構デリケートな話題になるので軽く。
大体支出≒収入になるのが理想です。
場合によりますが、まずは会場費と参加予想人数（上限数ではなく）を割り、これを基本の参加費としましょう。
個人的にはこの時点での金額を1000円未満くらいにするのが理想だと考えています。（ただし、これは会場費次第ですし、需要のあるオフ会であればどのような金額であれ参加者は食いつくとは思います。）
これで運営側が赤字にならないように費用を回収したうえで、各種景品を用意する、開催に必要なことで運営が取得する金額の調整を行います。
参加人数が予定よりも増えた場合等は収入の方が大きく上回ってしまう場合がありますが、この場合は景品を豪華にする・景品数を増やす等で調整が可能と思われます。
上記調整を行う上で、景品の購入はオフ会開催の直前に行っておくと金額調整しやすくていい感じです。
収容可能上限数
こちらについては面積から逆算するのは経験がないと大変ですし、会場で使用できる機材や構造にも左右されるところではありますので、以下のポイントを押さえてこれを設定できると良いと思われます。
・使用可能な机・椅子の数の把握
・施設紹介に記述のある収容可能人数の把握
机・椅子の貸し出し数や使用可能数は会場によって決まっていますし、日によって変動したりもします。そのため、最低限どのくらい確保できるのかは予約前に会場へ問い合わせを行うと良いでしょう。
また、施設側が記述している収容可能人数に関してですが、例えば私が借りた北野市民文化センターでは下記の通りでした。
「定員」となっていますが、この数は基本的に机や椅子を使わずに限界まで部屋内に人を配置した場合の人数となります。
そのため、最初に見積もる人数としては、こちらに記述のある人数の1/3+αくらいでまずは考えるのが良いと思います。
駅からのアクセス/周辺施設の考慮について
駅からのアクセスですが、これは参加者を集められるかを決める要因としてかなり大きいものになります。
どんだけ開催会場が最果てでも駅からのアクセスが神の場合、これが決め手で来てくれる人も少なからずいると言いきってもいいんじゃないんですかね…
特に特定の地域でオフ会を開き続ける場合、会場が近いというだけでかなり好印象を与えることができるため、定期的にそのユーザーをオフ会へ呼び込むことができる…かも。
また、周辺施設についても、便利であるほどに参加のハードルは下がっていくと思います。
要は、参加してもらいたいのであれば、参加ハードルを下げれば下げるほどに参加人数の増加は見込めるのかなと、そんな感じです。
借りられる機材について
マイクやアンプ、曲を流すならスピーカーに電子ゲームならプロジェクター…
オフ会の開催をするにあたって必要になる機材は数多くありますが、これらが必要になる場合に借りられるかは電話で聞くようにすると良いでしょう。
特に上記機材の貸し出しを行っているかどうかについては、記述していない場所も少なからず存在するため、特に大きい規模のオフ会の場合、必要となる機材借りられるかどうかについて確認すべきと考えられます。
会場の抑えに関して
オフ会会場を借りる場合、会場は大きく市民センターのような場所と、個人が管理する会議室等の2分されます。
前者に関しては抽選の必要性やそのセンターがある市に通勤・通学をしている必要がある等、借りるハードルは非常に高いといえますが、その分会場費は非常に安く、広い部屋を借りれる場合が多いです。人数を集められなかった場合でもリスクは低いですね。
後者に関してはほぼ真逆で、借りるハードルは非常に低い一方、広い場所を借りるのは厳しく、会場費も非常に高額になりがちです。
どちらの形式で借りるかについては、最低限見積もれる参加人数や会場の場所、確実にその日で会場を確保したいか等で考えると良いでしょう。
会場の下見に関して（市民センター限定）
会場の下見をすることで、会場の椅子の配置や正確な収容人数の把握が行えます。
場所にもよるとは思いますが、基本的にはアポを取ることで下見をさせてくれる場合は多いと思うので、開催前に一度見に来ると良いでしょう。*2
特に机の大きさや椅子と椅子の間隔等、実際に見てみないとわからない部分もありますし、オフ会当日の設営スピードにも直結しますので、この面でもオススメできます。
オフ会の企画ってどのくらい練るべき？
オフ会の趣旨にもよりますが、対戦系のオフではガチ勢向けに開催するか、カジュアルに開催するかで方向性は変わるかと思われます。
例えばカジュアルなオフ会の場合、大きなイベント（大会等）は交流目的程度で終わらせ、残りの時間は交流や遊ぶ場としてフリーな時間を多めにとるのが良いと考えますし、ガチ勢向けであれば規模感にもよりますが、積極的に参加者に対戦をしていただくためにも、大会に大部分のリソースを割くと良いですかね。
今回のような古代フォーマットのポケカオフでは、どちらかといえばカジュアル向けに開催を行いました。ガチガチの大会はいろいろな場所で行われていますからねぇ…
まあでも実際にやってみると企画！企画！企画！としなかった場合でも、きっちりとした企画を1つ用意しておけば、その後は流れになっても楽しんでいただけるイメージはありますね。(もちろんこれは界隈次第で変わることだとは思うのですが…)
参加申請の方式について
オフ会の参加申請に関して、以下のような手順で申請を送ってもらうと良いかと思われます。
・専用Discordサーバーを用意し、まずはここに参加してもらう
・GoogleFormへ誘導、参加に必要な情報等を入力してもらう
・上記入力情報をスプシ等で見れるように設定
Discordを用いるメリットとしては、オフ会当日までにDiscordを用いた交流が可能となります。やりたい企画や遊びたいものがあればここで共有できるのが良いですね。
そのほかにも、例えば全体へのメンションが容易である点もメリットとなるでしょう。
さらにFormやスプシを用いると、人員の把握もやりやすく、表はそのまま受付表として流用することも可能です。
デメリットとしては、参加時に参照すべき場所が多くなってしまい、複雑になる点は挙げられますが、それを考慮してもメリットが大きく勝ると考えられます。マジでオススメです
当日までの準備について
とりあえずまず重要なこととして、オフ会会場じゃなくても準備できることは、事前に準備しておくのが良いです。
例えば以下の事項を気にかけておくと良いでしょう。
・名札の印刷やカット・ケースへ入れること
・小銭や小銭入れの用意
・レンタルを行う場合はいつでも貸し出せるように準備・手配
・各種機材を用いる場合、事前に問題がないかを確認
事前にできることを準備をしておくと、不慮の事態が発生した場合でもスムーズに設営→受付までの流れを作れると思います。
設営と開場時間・受付開始時間について
会場へ到着したら、以下の流れで準備をしていくことになると考えられます。（貸し会議室の場合で広くない場所等であれば一部はこれに該当しませんが…）
受付・機材の受け取り
↓
部屋への案内・部屋の写真撮影（または部屋の元の状態の配置のメモ）
↓
足りない場合は机・椅子の搬入
↓
各種椅子・机を適切な配置に移動*3
↓
各種貸出機材の確認・設定
とまあざっくりこんな感じの流れとなります。
設営時間に関しては、事前に準備等できていれば40分ほど、事前準備ができていない場合では1時間以上はかかると考えられますので、ここから開場時間や受付開始時間を計算していくと良いでしょう。（設営時間は確保できるほどに余裕が生まれますが、その分会場で遊べる時間は減ってしまうのでここはうまく決めましょう）
ちなみに自分は開場時間に来てくださった方に設営等手伝っていただくことが多いです()
大会の管理について
ゲームやカード等では、各種方法で上位層を決めます。
かなり多い手法としては各卓ごとに分けて総当たりや、スイスドロー方式で順位を決めていくことなのかなと思われるのですが、後者に関しては対戦数を減らすことができるため、大会の進行はスムーズになるものの、運営側が大会の管理を行うのに非常に苦労することとなります。
そこでオススメしたいアプリとして「トナメル(Tonamel)」が挙げられます。
参加者に事前にアカウントを作っていただき、対象の大会に参加していただくという手間が発生してしまうものの、こちらを行うことで以下のメリットを受けられます。
・正確な順位を決めることができる
・運営の負担が減る
・順位決めに関してのトラブルは発生しなくなる
参加者・運営の双方で大きくメリットが生まれますので、個人的には導入を勧めたいですね。
オフ会の撤収について
オフ会の撤収に関してですが、撤収には時間がかかってしまうことがつきものですので、完全撤収の予定時刻は最低限会場が閉まってしまう30分前くらいに設定するのが良いでしょう。
撤収開始時間に関しては完全撤収予定時間の30分前とかにしておくと閉場時間までには間に合うはずです。
撤収に関してですが、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
・事前に元の部屋の写真を撮る
・各種機材がどこから貸し出されたものかをメモする
・各種機材がケース等に入っている場合、元通りに戻す
・搬入している場合、椅子や机が混じらないように気を付ける
何か不備等があれば施設の方に仰っていただける場合もあるので、指示通りに撤収を進めると良いと思います。
とりあえず閉場時間を過ぎてしまうという事態だけは避けられるように心がけましょう。
また、二次会を開催する場合は18-19時撤収→二次会会場へ移動・開始とすると良心的かな～？と思いますね。まあ結局会場や二次会開催をする店の都合次第で調整しなければならないのですが…
さいごに
何だかんだでめちゃくちゃ長くなってしまいましたが、以上がオフ会で必要そうな事項の覚書でした。参考にした頂ければ幸いです。
まあいろいろと書きはしましたが、結局一番重要なことは「会場に来てくださったすべての方と楽しい時間を共有すること」と考えています。
そのような場を提供できたのであれば、それはもうオフ会としては大成功した、といっても過言ではないのではないかなと思います。僕ら運営はあくまでその一助となれるように努力すべきなのかな～なんて。
あとはまああんまり根を詰めすぎないように、気軽にやっていくことも大事だとは思います。案外何とかなりますし参加者の方も助けてくれると思うので…
…さて！今は12/16！結局期日は守れなかったよ！
ま～～～～～～～～～～～～～しゃーなし！
というわけで本日のつっかかりさんからうｐされる記事は～～～？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？
＿人人人人人人人人人人人人人人人人人人人人人人＿
＞ 【BW2】NPC不活性エリア調査結果報告 ＜
￣Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y￣
これね～～～～～～マジで調査ダルいやつです
よく調査したなこんなの…
というわけでPokémon Past Generation Advent Calendar 2024はまだまだ続きますよ！
お楽しみに！
何かあればTwitter(@245_SHEERCOLD)までどうぞ！
