目次
本エントリの概要
一般企業の情シス系職種サラリーマンとしてタスク管理について工夫してきた内容を共有します。
※本エントリはあくまで個人のタスク管理に主眼を置いております。多人数参加のプロジェクトのタスク管理はプロジェクトマネジメントの手法を使った方がいいです。
思いついたことを時々更新するかもしれません。
背景・目的
- タスク管理
- 複数のシステム運用や保守のほか庶務的業務やら職場活動やら比較的幅広い業務領域をカバーし、多種多様なタスクが舞い込んでは積み上げて処理をする日々です。
- なのでタスク管理は必須です。
- システム運用記録
- 複数の中/小規模な内製のシステムを個人商店的に運用/保守しており、それを一元的に記録すべきでした。
- 日報
- 日々の業務報告をタイトルのみでよいので簡単に一覧にして報告するという指示があります。
- 思い
- これらをストレスと時間をかけずにこなしたい。
- プライベートの時間に仕事を持ち込みたくない。
ベストプラクティス
タスク管理手法に「gtd🄬」というものがあります。
書籍も買って学習し、これが基本コンセプトになりました。
もっとも重要なポイントは「すべて脳から追い出す」です。
手法についてはアレンジをたくさん加えています。
gtdとは
- 「gtd🄬」について知りたい方は公式サイトや書籍をどうぞ。
- ただし2冊目以降は「手法を商用ビジネスにしている」感じで、ちょっと無理があるように感じてます。
- なので個人的には1冊目が一番お勧め。古いので紙を使う前提の運用で説明されてますがコンセプトはツールに依存しません。
- gtd-japan.jp
私の運用
タスクの管理
- タスクが発生したら基本的にすべて「タスク管理ツール」（後述）に登録します。
- ここでいう「タスク」は以下のようなものです。
- 指示された業務すべて（庶務的なものも含めて）
- 運用システムでの問い合わせ対応
- 同僚の困りごと支援
- 学習したいこと
- 職場でやりたいこと
- タスクごとの進捗や処理内容、調査結果などもそのタスクエントリに日付と一緒に追記してゆきます。
inbox
- メールの受信トレイはgtdでいう「inbox」として扱い、タスクとなるメールはタスク管理ツールに転記して仕訳けて基本的に受信トレイは空にしておきます。
- チャットもタスクとなるメッセージは未読にもどしておき、タスク管理ツールに転記してから既読にします。
システム運用記録
- システム運用記録も兼ねるので、1分以内に済んでしまうような問い合わせ対応なども事後登録します。（ここはgtdに準拠していません。）
- できるだけ5W1Hでやったことを記録します。ITILのサービス管理の考え方です。
納期
- タスクの表に出す納期は依頼や指示の最終納期ではなく、「分解したタスクの次工程をいつまでに」を考えてプロットした日付です。
- たとえば「個人の休みの都合」や「ほかのタスクとの兼ね合い」を考慮して日付を調整します。
- そのため重要なのは、タスクを登録するときに「タスク完了の状態をイメージすること」と、「そこまでに必要な工程をざっくりと洗い出すこと」です。
メモリクリアとストレス解放
- 進捗をタスクエントリに入力しきって、残タスクの納期を調整してからその日の業務を終了します。
- これをすることで業務終了後はすべて忘れてよい安心感を得られ、ストレスから解放されます。
- また、翌営業日に仕事を始める際に「どこまでやったか思い出す暖機運転」が早いです。
タスク管理ツールの選定と実装
- Excel、Outlook、todo系アプリ、redmineなど、ツールをいろいろ見ましたがどれも「帯に短し襷に長し」、かゆいところに手が届かないもどかしさがあり、結局PHP+JavaScript+MySQLで自作しました。
自作したタスク管理ツールの機能
- 一覧は優先順位順
- 次工程納期や優先度で並ぶようにする
- これを業務開始時に見てその日のやることを決める
- もちろん検索できる
- 自由なキーワードで検索ができる。
- 日付検索すればその日に何をやったか一覧化できるので、それを日報に転記する。
- タスクごとに詳細記録できる
- タイトルだけでなく、「指示/要請」「実施内容」などをテキストで記述できる
- ライトにたくさん簡単に書ける入力支援
- プレーンテキストまたはMarkdownでバリバリ書ける
- インデントはTABキーで入力できるよう、キー制御
- 編集画面以外では構造をHTMLレンダリングする
- ショートカットキーで文中に現在日付を入れられる
- URLは自動リンク
- タブ区切り複数行貼り付け時はMarkdown表形式として貼り付け可能にする
- プレーンテキストまたはMarkdownでバリバリ書ける
- タスクエントリごとにユニークなIDを発行できる
- 変更履歴管理のコミットにこのIDを記述し、記録と紐づける
- タスクエントリを複製できる
- 定型作業の記録はこれを使えば楽
- 親子関係を作れる
- 子エントリを作成して分解したタスクをエントリに切り分ける
ポイント
記録やタスク分解の粒度
- 意味なく詳細化しすぎたり細かく分解しすぎても逆に工数が増えるだけになってしまい、効果が落ちます。
- 自分や職場の中で品質と工数のバランスをとるのが大事だと思います。
- その意味で、目的に沿ったツールを自作できたのはよかったと思います。
- またタスクを適切に分割すると「完了したタスク」も見えてきて、これにより「達成感を得る」というプラス要素も発生します。（2025/02/28追記）
その日の依頼はその日の対応しない
- これはgtdとは関係ないのですが「すぐに着手しない」のがタスク管理のコツかもしれないと思っています。
- それよりもすでに着手しているタスクを目標のところまでこなしていった方が達成感を得られます。
- もちろん重要度や納期にもよりますが。
- 後から知りましたが「マニャーナの法則」として言われているようですね。「Do It Tomorrow」今日発生した仕事は明日やる（2025/02/28追記）
優先順位のつけ方
- もちろん基本的には指示の重要度や納期で優先度を決めますが、「時間管理のマトリクス」を考慮し第二領域を広げることを何より優先させています。
プレーンテキストである理由（2025/04/27追記）
- WYSIWYGのライブラリを拾ってきて搭載することはできるんだけどあえてそれは採用せず、プレーンテキスト＋必要ならMarkdownを選択しています。
- プレーンテキストでないと以下のような問題/デメリットが出現します。
- 装飾が可能だと、カーソル移動操作やマウス操作のシーンが出現し効率が落ちる。
- 移植性が落ちる。
- 名著「達人プログラマー」にも「知識はプレーン・テキストに保存すること」が重要と説かれています。
- プレーンテキスト+Markdownにしておけばレンダリングエンジンがなくても目視で可読なのです。
