はじめに
こんにちは！データアナリストの高津です。 昨年4月に入社してから10ヶ月が経ちました。現在は、分析の要件定義から最終的なアウトプットまで、非常に「裁量の大きな環境」で仕事を任せて貰えています。
業務の自由度が高いからこそ、「タスクの抜け漏れ」や「効率的な進め方」に悩むことも少なくありません。今回は、同じように裁量の大きさに試行錯誤している方に向けて、私が実践している仕事の進め方のコツを共有します。
壁にぶつかった
直近、事業全体の意思決定に直結する大きな分析プロジェクトを担当しました。プロジェクトの概要としては、売上貢献度の高い顧客の属性を分析し、業務オペレーションの最適化を行うことです。これまでの業務と比較して、特に以下の2点において難易度が格段に上がりました。
①意思決定に直接関わる：
入社してからこれまでは、依頼者の問いに対して「分析結果を共有する」ことが主な役割でした。例えば広告の予算配分を行うために、顧客属性ごとに売上の期待値を算出してほしい、というような依頼です。最終的に予算配分の意思決定を行うのは依頼者になります。しかし今回は、分析に基づいた意思決定を行い、それを実際の業務フローにおいて運用ができる状態にすることがゴールになりました。
②関係者が多い：
意思決定に関わる方全てに合意を取りながら進めていく必要がありました。「誰に、いつまでに、何の合意を得るか」を細かく調整することが求められる環境でした。
これらの難しさがあり、プロジェクトに入った当初は失敗したことがいくつかありました。
(1)分析結果の共有資料における手戻り 分析結果をまとめることに意識が向きすぎてしまい、「その結果を使って、誰がどんな判断を下すのか」という出口の解像度が不足していました。結果として、意思決定に使えない資料となり、作り直しが発生してしまいました。
(2)タスク間の依存関係の把握漏れ 「Aが決まらなければBに着手できない」といったタスク同士の繋がりを甘く見積もっていました。要件が流動的な中で場当たり的に進めてしまった結果、クリティカルパスを見落とし、期日を遅延させてしまいました。
こうした「見通しの甘さ」や「認識の齟齬」という失敗を次に生かすために、私はタスクの捉え方を根本から変えることにしました。それが、次に紹介する「タスクの構造化」です。
タスクの構造化
上述した失敗を経て、依頼の背景を自分なりに解釈し、具体の形に落とし込む必要があると考えました。そこで、タスクが発生した際、まず以下の6つの視点で構造化するように心がけました。
1.目的(why)
2.成果物(what)
3.確認者(who)
4.達成基準(goal)
5.手順(how)
6.期日(when)
ここから、今回経験したプロジェクトを例に挙げながら、各項目の説明と具体例を整理します。
1.目的(why)
タスクの依頼背景と、依頼を完了することによって何を達成したいかを定義します。目的に沿って分析内容を考えたり、達成したいことから逆算してそもそも依頼内容が適切か、別のアプローチでの解決ができないかなどを検討するために必要です。
例)顧客属性ごとに価値の大小でセグメントを分類し、業務オペレーションの最適化を行う
2.成果物(what)
最終的に何を作成するかを定義します。どのようなものを作れば良いのか、イメージを明確にすることが目的です。
例)顧客属性ごとの価値の大小を集計した資料
3.確認者(who)
誰に成果物を確認してもらうことでタスクが完了するかを定義します。主に依頼者になります。
4.達成基準(goal)
確認者に成果物を共有することにより、確認者がどのような状態になっていれば良いかを定義します。基本的には、依頼背景を達成するための意思決定をとれる状態になると思います。
5.期日(when)
いつまでにタスクを完了する必要があるか(達成基準を満たす必要があるか)を定義します。スケジュールを策定したり、優先順位をつけるために必要になります。
6.手順(how)
目的、達成基準を満たすためにどのようなアプローチを取るかを定義します。ここでは記載した内容を元に、実際に手を動かせる粒度まで細分化することが目標です。作業レベルでタスクを把握することで、工数の見積もりを精緻に行うことができます。
例)顧客属性を定義する変数の決定、集計する指標の決定、データ抽出、集計クエリの作成、集計結果の資料作成、資料のレビュー
ここまでを手を動かす前に定義しておくことで、作業の手戻りやタスクの抜け漏れが減ると思います。
作業段階の注意点
タスクの全体像を把握し、具体的な手順を策定した後は、いよいよ作業に移ります。 ここでも幾つかの失敗がありました。
- 意思決定を行うためにどのような資料構成が適切か深く考えず、ただ集計結果を記載しただけの資料を提出し、資料の作り直しが発生してしまった。
- 複数の関係者とのすり合わせが完了しないと着手できない作業があり、その繋がりを考慮しないことで期日に遅れてしまった。
- 関係者に資料を共有した後に、集計に誤りがあることが発覚し手戻りが発生してしまった。
上記の失敗を踏まえ、作業を円滑に進める上で、意識した点は以下の3つです。
1.作業の大目的を見失わない
2.タスク間の依存関係を把握する
3.第三者に確認しながら進める
作業の大目的を見失わない 今行っている作業が「何のために、誰のために」必要なのか、常に上位概念に立ち返って確認することが重要です。目的から逆算して動くことで、不要な作業を削ぎ落とし、手戻りを避けることを心がけました。
タスク間の依存関係を把握する 「Aが完了しなければBに着手できない」といった前後の繋がりを整理します。特に、他部署やチームメンバーが関与するタスクは、相手の工数を考慮し、期日から逆算して早めに依頼しておく必要がありました。
第三者に確認しながら進める これには2つの大きなメリットがあります。
手戻りの最小化:
早い段階で方針の合意を得ることで、大幅な作り直しを防ぎます。特に資料作成では、骨子（構成案）の段階で一度レビューを受けるのが良いと思います。
品質の担保とリスク分散:
第三者の確認を経ることで、成果物の品質を担保します。また、周囲を巻き込んでプロセスを透明化しておくことは、不測の事態におけるリスクヘッジ（責任の共有と早期対策）にも繋がります。
最後に
今回ご紹介した内容は、社会人として当たり前に求められる基本事項だと思います。しかし、自由度が高く裁量が大きな環境であればあるほど、こうした基本を高い精度で徹底し続けるのは、想像以上に難しいことだと痛感しています。私は、もともとタスクの管理や整理が得意なタイプではありません。今でも油断すると目の前の作業に没頭してしまい、全体像を見失うことがあります。だからこそ、考え方を型化することで課題の克服を試行錯誤している最中です。今回紹介した内容が、私と同じ壁にぶつかっている方の参考になれば幸いです。
